Googleスプレッドシートを使って、入力ミスを防ぎ、データ入力を効率化するために「プルダウンリスト」を活用したいと思いませんか？プルダウンリストを使うことで、選択肢を簡単に提供し、入力ミスを減らすことができます。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、プルダウンリストの作成方法と連動プルダウンリストの作成方法を解説します。
プルダウンリストの基本的な作成方法
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは、プルダウンリストの基本的な作成方法から始めましょう。以下の手順で、セルにプルダウンリストを作成できます。
- Googleスプレッドシートを開きます。
- プルダウンリストを作成したいセルを選択します。
- メニューから「データ」→「データの入力規則」を選択します。
- 「条件」の欄で「リストを範囲で指定」を選択し、リストの元となるセル範囲を指定します。
- 「保存」をクリックすると、選択したセルにプルダウンリストが表示されます。
これで、指定したセルにプルダウンリストが作成され、リストから選択できるようになります。
連動プルダウンリストの作成方法
次に、選択した項目に応じて、別のセルのプルダウンリストの内容が変わる「連動プルダウンリスト」の作成方法を紹介します。例えば、部署を選択すると、その部署に所属する社員名が表示されるようにすることができます。
- まず、部署名と社員名の一覧を別のシートに入力します。
- 「データの入力規則」を使って、部署名のプルダウンリストを作成します。
- 社員名のセルに、以下のような数式を入力します
=FILTER(社員名範囲, 部署名範囲 = 選択した部署名) - 社員名のセルを選択し、「データの入力規則」を使って、FILTER関数で絞り込んだ社員名をリストとして表示させます。
これで、部署を選択すると、その部署に所属する社員名が表示される連動プルダウンリストが作成できます。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストに数式を使うことはできますか？
Googleスプレッドシートでは、プルダウンリストの元となる範囲に数式を使用することができます。例えば、UNIQUE関数やSORT関数を使って、一意の値や並べ替えたリストを作成し、それをプルダウンリストの元として指定することが可能です。
Q2: 連動プルダウンリストを複数の行に適用するにはどうすればよいですか？
連動プルダウンリストを複数の行に適用するには、数式を相対参照で設定し、オートフィル機能を使って他の行にも適用します。これにより、各行で選択した項目に応じて、連動するプルダウンリストが表示されます。
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まとめ
Googleスプレッドシートのプルダウンリストを活用することで、データ入力の効率化やミスの防止が可能になります。基本的なプルダウンリストの作成方法から、連動プルダウンリストの作成方法まで、初心者の方でもわかりやすく解説しました。ぜひ、実際に手を動かして試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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