Googleスプレッドシートを使っていると、「共有したいけど、相手にダウンロードされたくない」「逆に、他の人が作ったスプレッドシートをダウンロードしたい」など、さまざまな場面で困ることがありますよね。今日はそんな疑問を解決する方法を、初心者の方にもわかりやすくお伝えします。
Googleスプレッドシートの共有方法
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは、スプレッドシートを他の人と共有する方法から見ていきましょう。
メールで共有する方法
- スプレッドシートを開き、画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手の権限を「閲覧者」「コメント可」「編集者」から選びます。
- 「送信」をクリックして完了です。
リンクで共有する方法
- 同じく「共有」ボタンをクリックします。
- 「リンクを知っている全員」に設定し、権限を選びます。
- 「リンクをコピー」をクリックして、そのリンクを相手に送信します。
スプレッドシートのダウンロード方法
次に、スプレッドシートをダウンロードする方法をご紹介します。
自分のスプレッドシートをダウンロードする方法
- スプレッドシートを開き、画面上部の「ファイル」メニューをクリックします。
- 「ダウンロード」を選択し、希望するファイル形式（例Microsoft Excel、PDFなど）を選びます。
- 保存先を指定して、「保存」をクリックします。
他の人が共有したスプレッドシートをダウンロードする方法
- 共有されたスプレッドシートを開きます。
- 画面上部の「ファイル」メニューをクリックします。
- 「ダウンロード」を選択し、希望するファイル形式を選びます。
- 保存先を指定して、「保存」をクリックします。
※ 注意共有者がダウンロードを制限している場合、ダウンロードできないことがあります。
ダウンロードを制限する方法
大切な情報を他の人に見せたくない場合、ダウンロードを制限することができます。
ダウンロードを制限する設定方法
- スプレッドシートを開き、「共有」ボタンをクリックします。
- 「詳細設定」をクリックします。
- 「コメント権を持つユーザーと閲覧権を持つユーザーのダウンロード、印刷、コピーを無効にします」のチェックボックスをオンにします。
- 「完了」をクリックして設定を保存します。
これで、閲覧者やコメント者はスプレッドシートをダウンロードできなくなります。
よくある質問や疑問
Q1: 他の人が作ったスプレッドシートをダウンロードしたいけど、どうすればいいですか？
共有されたスプレッドシートを開き、「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択し、希望する形式を選んで保存できます。ただし、共有者がダウンロードを制限している場合は、ダウンロードできません。
Q2: スプレッドシートをPDFとして保存する方法はありますか？
はい、あります。「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択し、「PDFドキュメント」を選ぶと、PDF形式で保存できます。
Q3: スマホでもスプレッドシートをダウンロードできますか？
はい、できます。スマホのGoogleスプレッドシートアプリを開き、共有されたスプレッドシートを表示し、「共有とエクスポート」から「コピーを送信」を選び、希望する形式で保存できます。
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まとめ
Googleスプレッドシートの共有やダウンロードは、少しの設定で簡単に行えます。大切な情報を安全に共有するためにも、ダウンロードの制限設定を活用しましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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