Googleスプレッドシートを使って、家族や友人、同僚と情報を共有したいと思っていませんか？でも、「どうやって共有するの？」と戸惑っている方も多いはず。今回は、パソコンとスマホの両方で、初心者の方でも安心してできる共有方法を、わかりやすくご紹介します。
パソコンでの共有方法
Googleスプレッドシートのイメージ
まずはパソコンから始めましょう。Googleスプレッドシートを開いて、右上にある「共有」ボタンをクリックします。
手順1共有ボタンをクリック
画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
手順2共有相手を指定
「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
手順3権限を設定
共有相手に付与するアクセス権限を選択します。選べる権限は以下の3つです
- 閲覧者内容を見るだけで、編集はできません。
- コメント可内容を見て、コメントを追加できますが、編集はできません。
- 編集者内容を見て、編集やコメントができます。
手順4共有を完了
設定が終わったら、「送信」ボタンをクリックして共有を完了します。相手にはメールで通知が届きます。
スマホでの共有方法
次に、スマホからの共有方法をご紹介します。Googleスプレッドシートアプリを開いて、共有したいファイルを選択します。
手順1共有ボタンをタップ
画面右上の「共有」ボタンをタップします。
手順2共有相手を指定
「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
手順3権限を設定
共有相手に付与するアクセス権限を選択します。選べる権限は、パソコン版と同様に以下の3つです
- 閲覧者内容を見るだけで、編集はできません。
- コメント可内容を見て、コメントを追加できますが、編集はできません。
- 編集者内容を見て、編集やコメントができます。
手順4共有を完了
設定が終わったら、「送信」ボタンをタップして共有を完了します。相手にはメールで通知が届きます。
共有を解除する方法
共有を解除したい場合も、簡単にできます。パソコンとスマホでの手順をご紹介します。
パソコンでの解除方法
- 共有を解除したいファイルを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有を解除したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手の名前が表示されたら、右側にある「×」ボタンをクリックして、共有を解除します。
- 「完了」ボタンをクリックして、設定を保存します。
スマホでの解除方法
- 共有を解除したいファイルを開き、画面右上の「共有」ボタンをタップします。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有を解除したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手の名前が表示されたら、右側にある「×」ボタンをタップして、共有を解除します。
- 「完了」ボタンをタップして、設定を保存します。
よくある質問
Q1: Googleアカウントを持っていない人にも共有できますか？
はい、共有リンクを使えば、Googleアカウントを持っていない人にも共有できます。ただし、セキュリティの観点から、重要な情報を共有する際は、Googleアカウントを持っている相手に限定することをおすすめします。
Q2: 共有したファイルはどこで確認できますか？
共有したファイルは、Googleドライブの「共有アイテム」フォルダに表示されます。ここから、共有したファイルを確認したり、再度アクセスしたりできます。
Q3: 共有したファイルを他の形式で保存できますか？
はい、Googleスプレッドシートは、Excel形式やPDF形式など、さまざまな形式で保存できます。ファイルメニューから「ダウンロード」を選択し、希望する形式を選んで保存してください。
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まとめ
Googleスプレッドシートの共有方法は、パソコンでもスマホでも簡単に行えます。共有することで、家族や友人、同僚と情報をリアルタイムで共有し、効率的に作業を進めることができます。ぜひ、今回ご紹介した手順を参考に、Googleスプレッドシートを活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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