Googleスプレッドシートを使って、複数人で同時に作業を進めたいと思ったことはありませんか?でも、どうやって共有すればいいのか、どんな設定をすればいいのか、わからない方も多いはず。今回は、パソコンやスマホが苦手な方でも安心して使えるように、Googleスプレッドシートの共有と編集方法をわかりやすくご紹介します。
Googleスプレッドシートを共有する方法
パソコンから共有する方法
まずはパソコンでの操作からご説明します。
- Googleスプレッドシートを開きます。
- 画面右上にある「共有」ボタンをクリックします。
- 共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手に与える権限を選びます。
- 編集者データの編集ができます。
- コメント可データにコメントを追加できます。
- 閲覧者データを見るだけで、編集やコメントはできません。
- 必要に応じてメッセージを追加し、「送信」をクリックします。
これで、指定した相手にスプレッドシートが共有されます。
スマートフォンから共有する方法
次に、スマートフォンでの操作方法です。
- Googleスプレッドシートアプリを開きます。
- 共有したいシートを開きます。
- 画面右上の「共有」アイコンをタップします。
- 共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 権限を選び、必要に応じてメッセージを追加し、「送信」をタップします。
これで、スマートフォンからも簡単に共有できます。
複数人で同時に編集する方法
Googleスプレッドシートでは、複数人が同時に編集できます。編集者が増えると、みんなで協力して作業が進められます。
注意点同時に編集していると、他の人の入力内容がリアルタイムで反映されます。誤ってデータを消してしまわないように、こまめに保存したり、変更履歴を確認したりすることをおすすめします。
よくある質問や疑問
Q1. 共有したスプレッドシートを編集できない場合はどうすればいいですか?
共有されたスプレッドシートで編集できない場合、以下の点を確認してください。
- 自分のGoogleアカウントでログインしているか。
- 共有時に「編集者」として権限が付与されているか。
- インターネット接続が正常か。
それでも解決しない場合は、共有者に権限の再確認をお願いしてください。
Q2. スプレッドシートを他の形式で保存する方法はありますか?
はい、Googleスプレッドシートは他の形式で保存できます。
- 「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択します。
- 保存したい形式(例Microsoft Excel、PDFなど)を選びます。
- 保存先を指定して保存します。
これで、他の形式で保存できます。
Q3. スプレッドシートの共有を解除する方法は?
共有を解除するには、以下の手順を行います。
- 共有を解除したいスプレッドシートを開きます。
- 画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 共有相手の名前の横にある下矢印をクリックし、「アクセス権を削除」を選択します。
- 「保存」をクリックして完了です。
これで、指定した相手との共有が解除されます。
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まとめ
Googleスプレッドシートを使えば、複数人での作業もスムーズに進められます。共有方法や編集方法を覚えて、ぜひ活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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