Googleスプレッドシートを使っていると、「もし〜ならば」という条件で結果を分けたい場面が多いですよね。そんなときに便利なのが、IF関数です。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、IF関数の基本から応用までを、実際の例を交えて解説します。
IF関数とは？
Googleスプレッドシートのイメージ
IF関数は、「もし条件が成立したらA、成立しなかったらB」というように、条件によって結果を変えることができる関数です。例えば、試験の点数が60点以上なら「合格」、それ未満なら「不合格」と表示する場合に使用します。
基本の構文
IF関数の基本的な構文は以下の通りです
=IF(条件, 条件が成立した場合の結果, 条件が成立しなかった場合の結果)
例えば、セルの値が60以上なら「合格」、それ未満なら「不合格」と表示する式は次のようになります
=IF(>=60, "合格", "不合格")
実際の例
例えば、A列に試験の点数が入力されているとします。B列に合否を表示させたい場合、B2セルに以下の式を入力します
=IF(>=60, "合格", "不合格")
その後、B2セルの右下にある小さな四角をドラッグして、B列全体にコピーすれば、すべての点数に対して合否判定ができます。
IF関数で空白を返す方法
場合によっては、条件が成立しなかった場合に空白を表示させたいことがあります。例えば、売上が0の場合は何も表示しないようにしたい場合です。
空白を返す式
この場合、以下のように式を記述します
=IF(=0, "", )
この式では、セルの値が0なら空白を返し、それ以外の場合はセルの値をそのまま表示します。
注意点
空白を返す際に、`””`（ダブルクォーテーション2つ）を使う方法もありますが、これは見た目上の空白であり、実際には空文字列です。空白セルとして扱いたい場合は、何も入力しない方が適切です。
複数の条件を組み合わせる方法
IF関数は、単一の条件だけでなく、複数の条件を組み合わせて使用することもできます。
AND関数との組み合わせ
AND関数は、すべての条件が成立する場合にTRUEを返します。例えば、セルとB2セルの両方が60以上なら「合格」、それ以外は「不合格」と表示する場合、以下のように記述します
=IF(AND(>=60, B2>=60), "合格", "不合格")
OR関数との組み合わせ
OR関数は、いずれかの条件が成立する場合にTRUEを返します。例えば、セルまたはB2セルのいずれかが60以上なら「合格」、それ以外は「不合格」と表示する場合、以下のように記述します
=IF(OR(>=60, B2>=60), "合格", "不合格")
IF関数を使った実務活用例
IF関数は、日常業務のさまざまな場面で活用できます。
売上データの合否判定
例えば、売上が目標を達成したかどうかを判定する場合、以下のように記述します
=IF(>=100000, "目標達成", "目標未達")
この式では、セルの売上が10万円以上なら「目標達成」、それ未満なら「目標未達」と表示します。
勤怠管理の自動化
出勤日数に応じて給与を計算する場合、以下のように記述します
=IF(>=20, *1000, *900)
この式では、セルの出勤日数が20日以上なら1日あたり1000円、未満なら900円で給与を計算します。
よくある質問や疑問
Q1: IF関数で複数の条件を指定する方法はありますか？
はい、あります。AND関数やOR関数を組み合わせることで、複数の条件を指定できます。また、IF関数を入れ子にして多段階の条件分岐を作成することも可能です。
Q2: IF関数でセルが空白かどうかを判定する方法はありますか？
はい、ISBLANK関数を使用することで、セルが空白かどうかを判定できます。例えば、`=IF(ISBLANK(), “空白”, “入力あり”)`のように記述します。
Q3: IF関数でエラーを回避する方法はありますか？
はい、IFERROR関数を使用することで、エラーを回避できます。例えば、`=IFERROR(/B2, “エラー”)`のように記述すると、B2セルが0の場合などのエラーを「エラー」と表示します。
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まとめ
IF関数は、Googleスプレッドシートで条件によって結果を分ける際に非常に便利な関数です。基本的な使い方をマスターすれば、業務効率が大幅に向上します。ぜひ、日々の業務で活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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