Googleスプレッドシートを使っていると、他のシートやファイルにあるデータを参照したくなることがありますよね。例えば、家計簿の「支出シート」に記録した内容を「集計シート」に自動で反映させたいときなどです。そんなときに便利なのが、スプレッドシートの関数を使った「参照機能」です。
今回は、初心者の方でもわかりやすく、実際の操作手順を交えて解説します。45歳以上の方でも安心して学べるように、丁寧に説明しますので、ぜひ最後までご覧ください。
同じスプレッドシート内の別シートを参照する方法
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは、同じスプレッドシート内にある別のシートのデータを参照する方法からご紹介します。
セルを参照する
例えば、「支出シート」のセルに入力した内容を「集計シート」に表示させたい場合、以下のように入力します。
=支出シート!
これで、「集計シート」のセルに「支出シート」のセルの内容が表示されます。
範囲を参照する
複数のセルをまとめて参照したい場合は、以下のように入力します。
=支出シート!B10
これで、「支出シート」のからB10までの範囲が「集計シート」に表示されます。
シート名にスペースが含まれている場合
シート名にスペースが含まれている場合は、シート名をシングルクォーテーションで囲む必要があります。
= '2025年7月'!
別のスプレッドシートのデータを参照する方法
次に、別のスプレッドシートにあるデータを参照する方法をご紹介します。
IMPORTRANGE関数を使う
IMPORTRANGE関数を使うと、他のスプレッドシートのデータを参照できます。使い方は以下の通りです。
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd1234/edit", "支出シート!B10")
この関数を入力すると、指定したURLの「支出シート」のからB10までのデータが表示されます。
初回使用時のアクセス許可
初めてIMPORTRANGE関数を使用する際は、「#REF!」と表示されることがあります。この場合、セルをクリックすると「これらのシートをリンクする必要があります」と表示されるので、「アクセスを許可」をクリックしてください。これで、以降はデータが正常に表示されます。
関数を組み合わせてさらに便利に活用する方法
IMPORTRANGE関数と他の関数を組み合わせることで、さらに便利にデータを参照できます。
VLOOKUP関数と組み合わせる
例えば、別のスプレッドシートにある商品マスタから商品名を検索して取得したい場合、以下のようにVLOOKUP関数とIMPORTRANGE関数を組み合わせます。
=VLOOKUP(, IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd1234/edit", "商品マスタ!B"), 2, FALSE)
これで、「商品マスタ」シートのA列からの値を検索し、対応するB列の値を取得できます。
XLOOKUP関数と組み合わせる
XLOOKUP関数を使うと、より柔軟にデータを検索できます。以下のように使用します。
=XLOOKUP(, IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd1234/edit", "商品マスタ!A"), IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd1234/edit", "商品マスタ!B:B"))
これで、「商品マスタ」シートのA列からの値を検索し、対応するB列の値を取得できます。
よくある質問や疑問
Q1: IMPORTRANGE関数を使うと、データの更新は自動で反映されますか？
はい、IMPORTRANGE関数を使うと、参照元のデータが更新されると、自動で参照先にも反映されます。ただし、更新には数分の時間がかかる場合があります。
Q2: 同じスプレッドシート内で参照しているのに、データが反映されないことがあります。どうすればいいですか？
同じスプレッドシート内でも、バックグラウンドで編集が行われた場合、データが反映されないことがあります。その場合は、IMPORTRANGE関数を使うことで、データの同期が確実になります。
Q3: 複数のシートを参照する場合、関数をどのように組み合わせればよいですか？
複数のシートを参照する場合は、IMPORTRANGE関数とVLOOKUP関数やXLOOKUP関数を組み合わせることで、効率的にデータを取得できます。具体的な使い方は、上記の解説を参考にしてください。
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まとめ
Googleスプレッドシートを使うと、別のシートやファイルのデータを簡単に参照することができます。IMPORTRANGE関数やVLOOKUP関数、XLOOKUP関数を活用することで、データの集計や分析が効率化され、作業時間の短縮にもつながります。
ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。操作に不安がある方も、手順に沿って進めていけば、きっとできるようになりますよ。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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