Googleスプレッドシートを使っていると、他の人に見られたくない情報を管理する場面があるかもしれません。特に、パスワードや個人情報など、慎重に取り扱いたいデータを扱う際には、セキュリティ対策が重要です。しかし、Excelのように直接的なパスワード設定機能がないため、代替手段を活用する必要があります。
今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Googleスプレッドシートでの「実質的なパスワード保護」の方法を、親しみやすい語り口調でご紹介します。
目次
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートにパスワード保護をかける方法
ファイル単位でのアクセス制限
まず、スプレッドシート自体のアクセス権限を設定する方法です。これにより、特定の人だけがシートを閲覧・編集できるように制限できます。
- スプレッドシートを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「リンクを知っている全員に変更」をオフにし、「特定のユーザーと共有」を選択します。
- 共有したい相手のメールアドレスを入力し、「閲覧者」や「編集者」などの権限を設定します。
- 「送信」をクリックして、設定を完了します。
これで、指定した相手だけがアクセスできるようになります。
シートやセルの編集制限を設定する
次に、シートや特定のセルの編集を制限する方法です。これにより、誤って重要なデータが変更されるのを防げます。
- 編集を制限したいシートやセルを選択します。
- 「データ」メニューから「シートと範囲を保護」を選択します。
- 右側に表示されるサイドバーで、「範囲を設定」をクリックし、範囲を指定します。
- 「権限を設定」をクリックし、「自分のみ」や「カスタム」で編集できるユーザーを制限します。
- 設定が完了したら、「完了」をクリックします。
これで、指定した範囲の編集が制限されます。
Google Apps Script（GAS）を使ってパスワード入力画面を作成する
さらにセキュリティを強化したい場合、Google Apps Scriptを使って、スプレッドシートを開いたときにパスワードを要求する画面を表示させることができます。
- Googleドライブで新規に「Google Apps Script」を作成します。
- 以下のスクリプトを貼り付けます。
function onOpen() {
var ui = SpreadsheetApp.getUi();
var response = ui.prompt('パスワードを入力してください');
if (response.getResponseText() !== 'your_password') {
SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheets().hideSheet();
ui.alert('パスワードが間違っています。スプレッドシートを閉じてください。');
}
}
- スクリプト内の「your_password」を実際のパスワードに置き換えます。
- 「保存」をクリックし、スクリプトを保存します。
- 「公開」メニューから「ウェブアプリケーションとして導入」を選択し、設定を完了します。
これで、スプレッドシートを開いたときにパスワードが要求されるようになります。
スマートフォンからのアクセス制限
スマートフォンからでも、基本的な共有設定や編集制限は可能です。ただし、Google Apps Scriptによるパスワード入力画面は、スマートフォンのアプリでは動作しない場合があります。PCで設定を行い、スマートフォンで閲覧する運用がおすすめです。
よくある質問や疑問
Q1: Googleスプレッドシートに直接パスワードを設定することはできませんか？
はい、GoogleスプレッドシートにはExcelのような直接的なパスワード設定機能はありません。しかし、上記の方法でアクセス制限や編集制限を行うことで、実質的なパスワード保護を実現できます。
Q2: Google Apps Scriptを使うのは難しくないですか？
初めての方でも、上記の手順に従っていただければ、簡単に設定できます。スクリプトのコピー＆ペーストだけで動作するので、難しい操作は必要ありません。
Q3: スマートフォンからでも設定できますか？
スマートフォンからでも、共有設定や編集制限の基本的な操作は可能です。ただし、Google Apps Scriptによるパスワード入力画面は、スマートフォンのアプリでは動作しない場合があります。PCで設定を行い、スマートフォンで閲覧する運用がおすすめです。
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まとめ
Googleスプレッドシートには直接的なパスワード設定機能はありませんが、アクセス制限や編集制限、Google Apps Scriptを活用することで、実質的なパスワード保護を実現できます。これらの方法を組み合わせて、大切な情報を安全に管理しましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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