Googleスプレッドシートを使っていると、たくさんのデータの中から必要な情報だけを取り出したいときがありますよね。そんなときに便利なのが、「フィルタ表示」機能です。これを使えば、他の人に影響を与えることなく、自分だけの画面でデータを絞り込むことができます。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、手順を一つずつ丁寧にご紹介します。
フィルタ表示とは？
Googleスプレッドシートのイメージ
フィルタ表示は、Googleスプレッドシートで特定の条件に合ったデータだけを表示するための機能です。通常のフィルタはシート全体に適用されますが、フィルタ表示は自分の画面にのみ適用されるため、他の人の作業に影響を与えることがありません。
フィルタ表示を使ってみよう
ステップ1: フィルタ表示を作成する
- Googleスプレッドシートを開きます。
- フィルタをかけたいシートを選択します。
- 上部のメニューから「データ」をクリックし、「フィルタ表示」を選択します。
- 「新しいフィルタ表示を作成」をクリックします。
これで、自分専用のフィルタ表示が作成されます。
ステップ2: フィルタ条件を設定する
1. フィルタをかけたい列の見出し部分にあるフィルタアイコン（▼）をクリックします。
2. 表示されたメニューから、絞り込みたい条件を選択します。例えば、「未着手」のデータだけを表示したい場合は、「進捗」列のフィルタアイコンをクリックし、「未着手」を選択します。
これで、指定した条件に合ったデータだけが表示されます。
ステップ3: フィルタ表示を保存する
1. フィルタ表示の設定が終わったら、上部のメニューから「データ」をクリックし、「フィルタ表示を保存」を選択します。
2. フィルタ表示に名前を付けて保存します。例えば、「進捗が未着手のデータ」など、わかりやすい名前を付けると便利です。
これで、後から同じ条件のフィルタ表示を簡単に呼び出すことができます。
フィルタ表示の便利な活用法
- 複数のフィルタ表示を作成する異なる条件でデータを絞り込みたい場合、複数のフィルタ表示を作成しておくと便利です。
- フィルタ表示を共有する作成したフィルタ表示を他のユーザーと共有することで、チーム全体で同じ条件のデータを確認できます。
- フィルタ表示を削除する不要になったフィルタ表示は、「データ」→「フィルタ表示」から選択し、「削除」をクリックすることで削除できます。
よくある質問
Q1: フィルタ表示と通常のフィルタの違いは何ですか？
通常のフィルタはシート全体に適用され、他のユーザーにも影響を与えます。一方、フィルタ表示は自分の画面にのみ適用され、他のユーザーには影響を与えません。
Q2: フィルタ表示を作成するには、編集権限が必要ですか？
はい、フィルタ表示を作成するには編集権限が必要です。閲覧権限のみの場合は、一時的なフィルタ表示を作成することができます。
Q3: フィルタ表示を削除すると、他のユーザーにも影響がありますか？
フィルタ表示を削除しても、他のユーザーには影響ありません。削除したフィルタ表示は自分の画面からのみ削除されます。
まとめ
Googleスプレッドシートのフィルタ表示機能を使えば、他のユーザーに影響を与えることなく、自分だけのデータ表示を作成することができます。これを活用することで、作業効率が大幅に向上します。ぜひ、今回ご紹介した手順を参考にして、フィルタ表示を使いこなしてみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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