Googleスプレッドシートを使っていると、「この商品カテゴリの売上合計はいくらだろう？」といった小計を求めたくなることがありますよね。でも、普通の合計関数（SUM関数）を使うと、すでに小計が計算されている部分まで再度足し算されてしまうことがあります。そこで活躍するのが「SUBTOTAL関数」です。
この関数を使うと、フィルターで非表示にしたデータや、すでに小計が計算されている部分を除外して、正確な集計が可能になります。今回は、SUBTOTAL関数の基本的な使い方から、実際の業務で役立つ応用例まで、初心者の方にもわかりやすく解説します。
SUBTOTAL関数とは？
Googleスプレッドシートのイメージ
SUBTOTAL関数は、指定した範囲のデータに対して、合計や平均、最大値、最小値などの集計を行う関数です。特に優れているのは、フィルターで非表示になっているデータや、他のSUBTOTAL関数を無視して計算できる点です。
基本的な構文は以下の通りです
excel
=SUBTOTAL(関数コード, 範囲1, )
「関数コード」には、どのような集計を行うかを指定する番号を入力します。例えば、「9」を指定すると合計（SUM）を計算します。
SUBTOTAL関数の使い方
基本的な使い方
例えば、からまでのセルに数値が入力されている場合、合計を求めるには以下のように入力します
excel
=SUBTOTAL(9, )
これで、からまでの合計が計算されます。
フィルターを使った集計
フィルターを使って一部のデータだけを表示している場合、SUBTOTAL関数は表示されているデータのみを集計します。これにより、フィルターで非表示にしたデータを除外して集計することができます。
小計を含む表の合計（二重計上を避ける）
以下のように、各月ごとの小計が計算されている場合、SUM関数を使うと小計も含めて合計されてしまいます。
excel
=SUM(B3:B14)
しかし、SUBTOTAL関数を使うと、小計の値は自動的に無視され、正しい合計が算出されます。
excel
=SUBTOTAL(9, B3:B14)
SUBTOTAL関数の注意点
SUBTOTAL関数を使う際の注意点をいくつか紹介します
- フィルターと非表示行の違いフィルターで非表示になったデータは常に計算から除外されますが、手動で非表示にした行は関数コードによって扱いが異なります。
- 列方向での利用SUBTOTAL関数は主に列データ（縦方向のデータ）を対象に設計されています。非表示にした列のデータは常に計算に含まれるため、行方向のデータに使用する場合は注意が必要です。
- 関数コードの覚え方「9」は「SUM」の頭文字、「1」は「AVERAGE」の頭文字といったように、関連付けて覚えると便利です。
よくある質問や疑問
Q1: SUBTOTAL関数とSUM関数の違いは何ですか？
SUM関数は指定した範囲のすべてのデータを集計しますが、SUBTOTAL関数はフィルターで非表示になったデータや、他のSUBTOTAL関数を無視して計算します。そのため、二重計算を防ぐことができます。
Q2: 手動で非表示にした行を除外して集計するにはどうすればいいですか？
SUBTOTAL関数の関数コードに100を足した番号を使用します。例えば、合計を求める場合は「109」を指定します。これにより、手動で非表示にした行を除外して集計できます。
Q3: 複数のシートからデータを集計するにはどうすればいいですか？
IMPORTRANGE関数を使用して、他のシートのデータを参照することができます。例えば、以下のように入力します
excel
=IMPORTRANGE("スプレッドシートのURL", "シート名!範囲")
これにより、他のシートのデータを現在のシートに取り込むことができます。
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まとめ
SUBTOTAL関数を使うことで、Googleスプレッドシートでの集計がより正確かつ効率的になります。特に、フィルターを使ったデータの集計や、小計を含む表の合計を求める際に非常に役立ちます。ぜひ、日々の業務やデータ分析に活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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