Googleスプレッドシートで「データ検証」を設定する方法：初心者でも安心のステップガイド

Googleスプレッドシートを使っていると、データの入力ミスや不統一な入力が気になることがありますよね。そんなときに便利なのが「データ検証」機能です。これを使うと、セルに入力できる内容を制限したり、選択肢をプルダウンで表示したりできるので、入力ミスを防ぎ、データの整合性を保つことができます。

今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Googleスプレッドシートでの「データ検証」の設定方法を、具体的な手順とともにご紹介します。

データ検証とは？

Googleスプレッドシートのイメージ

まずは「データ検証」について簡単に説明します。

「データ検証」は、セルに入力できるデータの種類や範囲を指定する機能です。例えば、あるセルには「日付のみ」「数値のみ」「特定のリストから選択」などの制限をかけることができます。これにより、入力ミスや不適切なデータの入力を防ぐことができます。

プルダウンリストを作成する方法

最も一般的なデータ検証の使い方は、セルにプルダウンリストを表示させることです。これにより、ユーザーはリストから選択するだけで入力が完了するため、入力ミスを大幅に減らすことができます。

以下の手順で、プルダウンリストを作成してみましょう。

これで、選択したセルにプルダウンリストが表示されるようになります。

リストを範囲から指定する方法

リストの項目が多くなると、手動で入力するのは大変ですよね。そんなときは、別のセル範囲にリストを作成し、それを参照する方法がおすすめです。

以下の手順で設定してみましょう。

これで、指定したセルにプルダウンリストが表示され、リストの項目を自動で取得できるようになります。

よくある質問や疑問

Q1: プルダウンリストに新しい項目を追加したい場合はどうすればよいですか？

プルダウンリストの項目を手動で入力した場合は、再度「データの入力規則」からリストを編集することで、新しい項目を追加できます。リストを範囲から指定している場合は、リスト元のセル範囲に新しい項目を追加するだけで、プルダウンリストにも反映されます。

Q2: プルダウンリストを削除したい場合はどうすればよいですか？

プルダウンリストを削除するには、「データの入力規則」から「ルールを削除」を選択するか、セルを右クリックして「プルダウン」を選択し、「ルールを削除」をクリックします。

Q3: プルダウンリストの項目を並べ替えたい場合はどうすればよいですか？

プルダウンリストの項目を並べ替えるには、リストを範囲から指定している場合は、リスト元のセル範囲で項目を並べ替えるだけで、プルダウンリストにも反映されます。手動で入力した場合は、「データの入力規則」からリストを編集し、項目を並べ替えて再入力する必要があります。

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まとめ

Googleスプレッドシートの「データ検証」機能を使うことで、入力ミスを防ぎ、データの整合性を保つことができます。プルダウンリストを活用すれば、選択肢を簡単に提供でき、入力作業がスムーズになります。ぜひ、日々の業務や個人の作業で活用してみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。