Googleスプレッドシートを使っていると、「データを並べ替えたいけど、上位〇件だけを抽出したい」「同じスコアの人も含めて上位を表示したい」といった場面がよくありますよね。そんなときに便利なのが、SORTN関数です。今回は、この関数を初心者の方にもわかりやすく、親しみやすい語り口で解説します。
SORTN関数って何？
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは、SORTN関数がどんなものかを簡単に説明します。
SORTN関数は、指定したデータを並べ替えた上で、上位〇件だけを抽出するための関数です。例えば、売上データからトップ5の商品を表示したいときに使います。
基本の使い方
基本的な構文は以下の通りです。
=SORTN(範囲, n, モード, 基準列1, 昇順1, 基準列2, 昇順2, ...)
範囲: 並べ替えたいデータの範囲
n: 抽出したい件数
モード: 同順位の扱い方（後述）
基準列: 並べ替えの基準となる列
昇順: 昇順（TRUE）または降順（FALSE）
例えば、以下のようなデータがあるとします。
| 名前 | スコア | 年齢 |
|---|---|---|
| 山田 | 90 | 25 |
| 鈴木 | 85 | 30 |
| 田中 | 95 | 22 |
| 佐藤 | 85 | 28 |
このデータから、スコアが高い順に上位2件を抽出するには、以下のように入力します。
=SORTN(C5, 2, 0, B2:B5, FALSE)
これで、スコアが高い順に上位2件が表示されます。
モードの使い分け
モードは、同順位の扱い方を指定します。以下の4つのモードがあります。
- 0: 指定した件数だけを抽出（同順位のデータは含まれません）
- 1: 同順位のデータも含めて抽出
- 2: 重複を排除して抽出
- 3: 重複を排除し、同順位のデータも含めて抽出
例えば、スコアが同じ「85」の人が2人いる場合、モードを「1」に設定すると、上位2件にその2人が含まれます。
実際に使ってみよう！
では、実際に手を動かしてみましょう。
例1: 上位3件を抽出する
以下のようなデータがあるとします。
| 名前 | スコア | 年齢 |
|---|---|---|
| 山田 | 90 | 25 |
| 鈴木 | 85 | 30 |
| 田中 | 95 | 22 |
| 佐藤 | 85 | 28 |
| 高橋 | 80 | 35 |
このデータから、スコアが高い順に上位3件を抽出するには、以下のように入力します。
=SORTN(C6, 3, 0, B2:B6, FALSE)
これで、スコアが高い順に上位3件が表示されます。
例2: 同順位のデータも含めて抽出する
同じく、以下のデータを使います。
| 名前 | スコア | 年齢 |
|---|---|---|
| 山田 | 90 | 25 |
| 鈴木 | 85 | 30 |
| 田中 | 95 | 22 |
| 佐藤 | 85 | 28 |
| 高橋 | 80 | 35 |
このデータから、スコアが高い順に上位3件を抽出し、同順位のデータも含めるには、以下のように入力します。
=SORTN(C6, 3, 1, B2:B6, FALSE)
これで、スコアが高い順に上位3件が表示され、同順位のデータも含まれます。
よくある質問
Q1: SORTN関数で並べ替えた結果がリアルタイムで反映されない場合、どうすれば良いですか？
SORTN関数は、参照元のデータが変更されると自動で再計算されます。ただし、スプレッドシートの設定やブラウザのキャッシュなどが影響している可能性があります。ブラウザを再起動するか、スプレッドシートを再読み込みしてみてください。
Q2: SORTN関数を使うと、元のデータが変更されますか？
いいえ、SORTN関数は元のデータを変更することはありません。関数を入力したセルに結果が表示されるだけで、元のデータはそのまま残ります。
Q3: SORTN関数で並べ替えた結果を他のシートに表示することはできますか？
はい、可能です。他のシートに結果を表示したい場合、別のシートに移動してからSORTN関数を入力すれば、指定したデータをそのシートに表示することができます。
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まとめ
SORTN関数は、Googleスプレッドシートでデータを効率的に並べ替え、上位〇件を抽出するための強力なツールです。モードを使い分けることで、同順位のデータの扱いも柔軟に対応できます。ぜひ、日々のデータ整理や分析に活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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