GoogleスプレッドシートからPDFを簡単に出力する方法【初心者向け】

Googleスプレッドシートを使っていると、「大事なデータをPDFにして保存したい」と思うことはありませんか？特に、ビジネスや学校の資料を整理する時、PDFは非常に便利です。しかし、「どうやって出力するの？」と迷っている方も多いのではないでしょうか？

今回は、GoogleスプレッドシートからPDFを簡単に出力する方法について、初心者でもわかりやすく解説します。これを読んで、すぐにPDFを作成できるようになりますよ！

GoogleスプレッドシートからPDFを出力する基本的な手順

Googleスプレッドシートのイメージ

まずは、GoogleスプレッドシートからPDFを出力するための基本的な手順を一緒に見ていきましょう。操作は簡単なので、手順に沿って進めていけば、すぐにPDFを作成できますよ。

スプレッドシートを開く

最初にやるべきことは、PDFに変換したいGoogleスプレッドシートを開くことです。Googleドライブにログインして、目的のシートをクリックしてください。

ファイルメニューから「ダウンロード」を選択

シートが開いたら、画面左上の「ファイル」メニューをクリックします。次に「ダウンロード」を選択し、さらに表示されたメニューから「PDFドキュメント (.pdf)」を選びます。

PDFの設定を調整する

ここで、PDFの設定を行います。設定項目には、以下のようなものがあります

これらの設定を自分の必要に応じて調整し、「エクスポート」をクリックしましょう。

PDFファイルを保存する

設定が完了したら、PDFファイルが自動的にダウンロードされます。ダウンロードしたPDFは、通常は「ダウンロード」フォルダに保存されますので、そこから確認できます。

PDF出力時に注意すべき点

GoogleスプレッドシートからPDFを出力する際、いくつか注意したい点があります。特に初心者の方には、設定ミスが起きやすい部分もありますので、以下の点に気をつけましょう。

セルの内容が切れないようにする

PDFに変換する際、セルの内容がページの端で切れてしまうことがあります。特に、列が広いシートや長いデータが入っている場合に注意が必要です。

その場合は、余白やページサイズを調整して、全てのデータが収まるようにしましょう。設定で「ページを縮小して調整」オプションを使うと便利です。

印刷プレビューで確認する

PDFに変換する前に、必ず印刷プレビューを確認しましょう。プレビューでシートがどのように見えるか確認することで、PDFの仕上がりを事前にチェックできます。

自動改ページの設定

シート内に改行が多い場合、自動でページが分かれてしまうことがあります。このとき、手動で改ページの設定を行うことで、レイアウトを整えることができます。

GoogleスプレッドシートからPDFを出力する際の便利なコツ

GoogleスプレッドシートからPDFを出力する際、ちょっとしたコツを押さえておくと、よりスムーズに作業が進みます。以下のポイントを試してみてください。

グラフや画像も一緒にPDFにする

スプレッドシート内のグラフや画像をPDFに含めることもできます。これらのビジュアルが必要な場合は、グラフや画像もそのままPDFに含めて出力しましょう。

PDFファイルの名前を変更する

自動的に保存されるPDFファイル名は「スプレッドシートの名前.pdf」となりますが、ファイル名を変更することで、後でファイルを探しやすくなります。PDF出力前に、ファイル名を変更しておくことをおすすめします。

印刷レイアウトを調整する

PDF出力時に、印刷レイアウトを調整することで、さらに見やすいPDFを作成できます。「ページ設定」から印刷範囲やレイアウトの設定を変更してみましょう。

よくある質問や疑問

質問1: PDF出力後にフォントが変わってしまうことがありますが、どうすればよいですか？

PDFに変換するときにフォントが崩れてしまう場合、まずはシート内で使用しているフォントを「標準フォント」に変更してみましょう。それでも問題が解決しない場合、PDF出力の際にフォント埋め込みの設定を試してみてください。

質問2: シートの特定の部分だけをPDFにしたいのですが、どうすればいいですか？

シートの一部だけをPDFにしたい場合、PDF出力時に「範囲を指定」にチェックを入れて、必要なセル範囲を選択することで、選んだ範囲だけをPDFとして保存することができます。

質問3: GoogleスプレッドシートからPDFを直接メールで送る方法はありますか？

GoogleスプレッドシートからPDFをメールで直接送信する方法は、スプレッドシートをPDFとしてダウンロードした後、別途メールで送ることができます。現在、Googleスプレッドシート内で直接メール送信する機能はありませんが、簡単に手順を踏んで送ることができます。

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まとめ

GoogleスプレッドシートからPDFを出力する方法はとても簡単で、少しの設定で必要な資料をすぐに作成できます。PDFに変換することで、データを保存したり、共有したりする際に非常に便利になります。設定をしっかり確認して、必要なレイアウトや範囲を指定することで、より見やすく整理されたPDFを作成できるようになりますよ。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。