Googleスプレッドシートを使ってデータを管理したり、チームと情報を共有したりしたいと思ったことはありませんか？でも、スプレッドシートの「共有方法」に戸惑っている方も多いはず。特に、パソコンやスマホにあまり慣れていない方には、操作が少し難しく感じるかもしれません。しかし、安心してください！この記事では、Googleスプレッドシートの共有方法を、初心者にもわかりやすいステップで解説します。これを読めば、誰でも簡単にスプレッドシートを共有できるようになりますよ！
Googleスプレッドシートの共有方法を知る前に
Googleスプレッドシートのイメージ
まず、スプレッドシートを他の人と共有する目的について簡単に考えてみましょう。仕事のメンバーや友達と一緒に同じシートを見たり、編集したりすることで、情報をリアルタイムで共有できます。この便利な機能を使いこなすことで、あなたの作業が一気に効率化されるはずです。
Googleスプレッドシートを共有する方法
Googleスプレッドシートの共有方法はとても簡単です。まずは、基本的な手順を見てみましょう。
Googleスプレッドシートを開く
Googleスプレッドシートを開く方法は簡単です。Googleの検索バーに「Google スプレッドシート」と入力し、Google Driveにアクセスします。新しいシートを作成するか、既存のシートを開いてください。
共有ボタンをクリック
シートを開いたら、右上にある「共有」ボタンを見つけてクリックします。このボタンを押すことで、シートを他の人と共有する設定をすることができます。
共有相手のメールアドレスを入力
「共有」ボタンをクリックすると、共有設定のウィンドウが表示されます。ここに、共有したい相手のメールアドレスを入力しましょう。複数の人に送ることもできるので、複数のメールアドレスを入力することができます。
共有の権限を設定
メールアドレスを入力したら、相手がどのようにシートを操作できるかの設定を行います。選べる権限は次の3種類です
- 閲覧者 – 相手はシートを見ることだけができます。編集やコメントはできません。
- コメント可 – 相手はシートにコメントを追加できますが、編集はできません。
- 編集者 – 相手はシートの内容を編集できます。最も自由に使える権限です。
共有を完了する
権限を設定したら、「送信」ボタンをクリックします。これで、指定した相手とGoogleスプレッドシートを共有することができます。相手は、送られたリンクをクリックすることでシートにアクセスできるようになります。
Googleスプレッドシートを共有する際のポイント
Googleスプレッドシートを共有する際には、いくつか注意点があります。これを守ると、スムーズに共有作業を進めることができます。
権限設定は慎重に
特に編集権限を与える場合は、信頼できる相手にだけ設定するようにしましょう。無意識のうちに重要なデータを削除されたり、変更されたりしないよう注意が必要です。
共有リンクの管理
「リンクを知っている人なら誰でもアクセスできる」という設定も可能ですが、この設定を使うと誰でもそのシートにアクセスできてしまうので、信頼できる相手にしかリンクを渡さないようにしましょう。
通知機能を使う
コメントや編集が行われた際に通知を受け取ることができます。これを有効にすると、作業の進捗がリアルタイムでわかり、連絡がスムーズになります。
よくある質問や疑問
Q1: Googleスプレッドシートをスマホで共有する方法は？
スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法もPCとほぼ同じです。Google Sheetsアプリを開き、シートを選択して「共有」ボタンをタップすることで、メールアドレスを入力し、権限設定を行うことができます。スマホでも簡単に共有できますよ！
Q2: 他の人にシートを編集してもらいたくない場合、どうすればいい？
相手に編集させたくない場合は、シートを「閲覧者」または「コメント可」に設定しましょう。これにより、相手はシートを編集することはできません。
Q3: 共有リンクを削除するにはどうすればいい？
シートの「共有」設定から「リンクを知っている人なら誰でもアクセスできる」の設定を解除すれば、リンクを削除することができます。これで、リンクを知っているだけではアクセスできなくなります。
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まとめ
Googleスプレッドシートの共有方法は、思っていたよりも簡単で、ほんの数分で設定ができます。共有を利用すれば、遠くにいるチームメンバーともリアルタイムでデータを共有したり、意見を交換したりできるので、作業が格段に効率よく進みます。もし、操作中にわからないことがあれば、いつでもLINEで気軽に質問してくださいね！
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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