日々の業務で「ファイル整理に時間がかかる」「どこに何を保存したか分からない」とお悩みではありませんか？特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方にとって、ファイル整理は大きなストレス源となりがちです。そんなあなたに、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を使って、ファイル整理を自動化する方法をご紹介します。これで、面倒な整理作業から解放され、もっと効率的に仕事を進められるようになりますよ！
目次
Googleスプレッドシートのイメージ
GoogleスプレッドシートとGASでファイル整理を自動化するとは？
GoogleスプレッドシートとGASを組み合わせることで、ファイル整理を自動化できます。例えば、スプレッドシートに入力した情報をもとに、指定したフォルダに自動でファイルを移動したり、整理したりすることが可能です。これにより、手作業での整理から解放され、時間を節約できます。
初心者でもできる！自動整理の基本ステップ
- ステップ1Googleスプレッドシートを開き、整理したい情報を入力します。
- ステップ2Google Apps Scriptエディタを開き、整理のためのスクリプトを作成します。
- ステップ3スクリプトを実行し、ファイル整理を自動化します。
これらのステップを順に実行することで、ファイル整理を自動化できます。具体的な手順については、次のセクションで詳しく説明します。
GoogleスプレッドシートとGASでファイル整理を自動化する方法
ステップ1スプレッドシートに整理情報を入力
まず、Googleスプレッドシートを開き、整理したい情報を入力します。例えば、以下のような情報を入力します。
| ファイル名 | 保存先フォルダ |
|---|---|
| 営業報告書_2024年4月.pdf | 営業管理 |
| 請求書_2024年4月.pdf | 経理書類 |
このように、ファイル名と保存先フォルダを入力します。
ステップ2Google Apps Scriptエディタでスクリプトを作成
次に、Google Apps Scriptエディタを開き、以下のようなスクリプトを作成します。
javascript
function organizeFiles() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("整理リスト");
var data = sheet.getRange(2, 1, sheet.getLastRow()-1, 2).getValues();
var parentFolder = DriveApp.getFolderById('親フォルダIDをここに');
data.forEach(function(row) {
var fileName = row;
var folderName = row;
var folder = getOrCreateFolder(parentFolder, folderName);
var files = DriveApp.getFilesByName(fileName);
while (files.hasNext()) {
var file = files.next();
folder.createFile(file);
}
});
}
function getOrCreateFolder(parentFolder, folderName) {
var folders = parentFolder.getFoldersByName(folderName);
if (folders.hasNext()) {
return folders.next();
} else {
return parentFolder.createFolder(folderName);
}
}
このスクリプトは、スプレッドシートに入力されたファイル名と保存先フォルダをもとに、Googleドライブ内でファイルを整理します。
ステップ3スクリプトを実行してファイル整理を自動化
スクリプトを作成したら、エディタ上部の「実行」ボタンをクリックしてスクリプトを実行します。これにより、スプレッドシートに入力された情報をもとに、Googleドライブ内でファイルが自動的に整理されます。
よくある質問や疑問
Q1: Google Apps Scriptって難しくないですか？
いいえ、心配いりません。Google Apps ScriptはJavaScriptをベースにした簡単なプログラミング言語で、初心者でも学びやすいです。ネット上には多くのチュートリアルやサンプルコードがあるので、それらを参考にしながら進めると良いでしょう。
Q2: 既存のファイルも自動整理できますか？
はい、既存ファイルも同じルールで整理できます。ただし、事前にファイル名の統一が必要です。
Q3: フォルダ構造が複雑すぎて整理できません
フォルダ構造が複雑な場合は、まずはシンプルな構造から始めてみましょう。例えば、「営業管理」「経理書類」など、大まかなカテゴリに分けて整理することで、管理がしやすくなります。
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まとめ
GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Scriptを活用することで、面倒なファイル整理を自動化できます。これにより、時間を節約し、業務の効率化が図れます。最初は少し難しく感じるかもしれませんが、ステップを追って実践していけば、誰でもできるようになります。ぜひ、今日から試してみてくださいね！
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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