「Googleスプレッドシートでワークフロー管理って、難しそう…」と思っていませんか？でも、大丈夫です！パソコンやスマホが得意でない方でも、少しの工夫で業務の申請や承認をスムーズに進めることができます。今回は、そんなあなたにぴったりな方法を、わかりやすくお伝えします。
Googleスプレッドシートでワークフロー管理ってどういうこと？
Googleスプレッドシートのイメージ
まず、ワークフロー管理とは、仕事の流れを整理して、誰が何をするかを明確にすることです。例えば、経費の申請や休暇の申請など、日常的に行う手続きをスムーズに進めるための仕組みを作ることを指します。
Googleスプレッドシートを使うと、以下のようなメリットがあります
- 無料で始められるので、コストをかけずに導入できます。
- 誰でも使いやすいので、パソコンが得意でない方でも安心です。
- リアルタイムで情報を共有できるので、進捗状況をすぐに確認できます。
初心者でもできる！スプレッドシートでワークフロー管理を作ってみよう
では、実際にスプレッドシートでワークフロー管理を作ってみましょう。以下の手順で進めていきます。
- スプレッドシートを開くGoogleアカウントにログインし、スプレッドシートを開きます。
- 必要な項目を入力申請内容（例経費申請）、申請者名、提出日、承認者名、承認ステータス（未承認／承認済み／差戻し）、承認日、備考などの項目を入力します。
- 承認フローを設定承認者が各申請に対して承認・却下・コメントを入力できるようにします。
- 進捗状況を管理承認ステータスを更新することで、申請の進捗状況を管理します。
これだけで、基本的なワークフロー管理が完成します。
さらに便利に！Googleフォームと連携してみよう
スプレッドシートだけでも十分ですが、Googleフォームと連携させると、さらに便利になります。例えば、経費申請のフォームを作成し、その回答をスプレッドシートに自動で記録することができます。
- Googleフォームで申請フォームを作成必要な項目を設定し、申請者が入力できるようにします。
- スプレッドシートと連携フォームの設定で、回答をスプレッドシートに自動で記録するようにします。
- 承認フローをスプレッドシートで管理先ほど作成したワークフロー管理シートで、申請内容の承認・却下・コメントを行います。
これにより、申請から承認までの流れがスムーズになり、業務効率が向上します。
よくある質問や疑問
Q1: スプレッドシートの操作が不安です。どうすればいいですか？
スプレッドシートは直感的に操作できるように設計されています。最初は少し戸惑うかもしれませんが、インターネットで「Googleスプレッドシート 使い方 初心者」などと検索すると、わかりやすい解説がたくさん見つかります。少しずつ慣れていきましょう。
Q2: 承認フローを自動化することはできますか？
はい、Google Apps Script（GAS）を使うと、スプレッドシートの操作を自動化することができます。例えば、特定のセルが更新されたら自動でメールを送信するなどの設定が可能です。プログラミングの知識が必要ですが、インターネットで「Google Apps Script スプレッドシート 自動化」などと検索すると、初心者向けのチュートリアルが見つかります。
Q3: 他のツールと連携させることはできますか？
はい、Googleスプレッドシートは他のGoogleサービスや外部ツールと連携させることができます。例えば、Googleフォームで申請を受け付け、その回答をスプレッドシートに記録することができます。また、Zapierなどのツールを使うと、スプレッドシートと他のアプリケーションとの連携も可能です。
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まとめ
Googleスプレッドシートを使ったワークフロー管理は、初心者の方でも簡単に始められます。最初は基本的な機能から始め、少しずつ自分の業務に合わせてカスタマイズしていきましょう。もし、操作方法や設定について不安なことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたの業務がもっとスムーズに進むよう、お手伝いさせていただきます。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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