「うわぁ…プルダウンがたくさんあって選びにくい」「部署を選んだら担当者が自動で絞られたらいいのに」――そんなお悩みをお持ちのあなたに、Googleスプレッドシートで簡単にできる連動プルダウンの作り方を、とってもやさしくお伝えしますね。
ここでは、検索上位の情報を参考にしつつ、初心者の方にもすっと理解していただけるような＜お話し言葉＞スタイルで、じっくりご案内しますよ。
検索上位の共通ポイントと気になる点
Googleスプレッドシートのイメージ
共通して伝えられているポイント
話を読んでみると、「大項目（例部署）を選ぶと、それに応じた小項目（例担当者）を表示する仕組み」が伝わってきますね。具体的には、次のようなやり方が紹介されていました
- XLOOKUP関数とINDEXを組み合わせる方法で、選んだ内容に応じて別のリストを自動で切り替える方法がある（コピー・貼り付け込みのわかりやすいステップ）。
- INDIRECT関数と“名前付き範囲”を使う方法では、項目を選ぶたびに小リストを表示でき、設定は少し手間だけど式はすっきりする方法もある。
ちょっと分かりにくかったところ
- 検索結果の記事、特に関数が苦手な方には「名前付き範囲って何？どう使うの？」という部分が少し難しいかも。
- あれやこれやの関数を詰め込みすぎて、どこから始めたら良いのか迷う場面があるかもしれません。
なので、ここでは【一番シンプルで迷わない方法】を、あなたがパソコンやスマホで戸惑わないように、ゆっくりお伝えしますね。
どうしても迷宮入りしちゃうあなたへのストーリー
たとえば、こんな感じ…
「お昼にハンバーグ定食と親子どんぶり、どっちか選ぶと、次に『付け合わせ』としてキャベツやサラダが自動で出てくるみたいにできたら、嬉しくないですか？」
この感覚で進めると、シートの中でも“選択したら次が切り替わる”って、すごく便利で楽しいんです！
はじめてでもできる！連動プルダウンの作り方
手順をゆっくり追いましょう
- まずは「大項目」（例えば「部署」）と、それに対応する「小項目」（例えば「担当者」）を別のシートに一覧で作っておく
- 「部署」に対してはデータの入力規則でプルダウンを設定する
- 「担当者」にはINDIRECT関数＋名前付き範囲を使って、「部署」に合わせた担当者が表示されるようにする
- 名前付き範囲の名前は、部署と同じ名前にしておくと自動で呼び出せて便利
たとえば……
- 「部署」シートのA列に「営業」「総務」などを並べて、「営業リスト」「総務リスト」といった名前付き範囲を作ります。
- メインのシートで、セルに「部署」プルダウンを入れ、B2セルには「=INDIRECT()」と書くと、で選んだ部署のリスト（名前付き範囲）が自動表示されます。
たったこれだけで、「営業」を選ぶと「営業リスト」を呼び出して、小項目の候補が絞られるって仕組み。
初心者にも安心！理解しやすい表で確認
| ステップ | 何をする？ |
|---|---|
| ① 大項目リスト作成 | 「部署」一覧を別シートに入力して準備 |
| ② 名前付き範囲を設定 | 例「営業リスト」「総務リスト」などを範囲に設定 |
| ③ プルダウン設定（部署） | メインシートのセルにプルダウン（範囲指定）を設定 |
| ④ INDIRECT関数で連動 | で選んだ内容を元に「=INDIRECT()」を使って小項目プルダウンを自動切替 |
よくある質問や疑問
名前付き範囲ってどうやって作るの…？
→ 名前付き範囲は、対象にしたいセル範囲を選んで、メニューの「データ」→「名前と範囲」などから、例えば「営業リスト」という名前をつけて保存するだけでできますよ。操作も直感的にできるので安心して。
INDIRECT関数がエラーになるのはなぜ？
→ 「に何も選んでない状態」だと、「=INDIRECT()」が「空っぽを参照」する状態になって、エラーが出ちゃうことがあります。その場合は、「IFERROR」関数で包んで
`=IFERROR(INDIRECT(), “”)`
とすると、空でも安心表示になります。
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まとめとあなたへの呼びかけ
結論として、「Googleスプレッドシートでプルダウンを連動させる方法は、名前付き範囲＋INDIRECT関数の組み合わせが一番わかりやすくて簡単」です。この方法なら、パソコンやスマホがあまり得意じゃない方でも、手順を追っていくだけで自然に設定できます。どうかぜひ、試してみてくださいね。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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