はじめまして。スマホやパソコンに慣れていない45〜55歳のあなたも、心配いりませんよ。この記事では「Googleスプレッドシート 顧客管理 データベース」というちょっと難しそうな言葉を、わかりやすく、親しみやすくお伝えしますね。まずは「どんなことができるのか」「どうやって始めるのか」「どこに気をつければいいのか」をお話しします。
どんなことができるの？Googleスプレッドシートで顧客管理データベース
Googleスプレッドシートのイメージ
手軽にはじめられる無料ツール
Googleスプレッドシートは、Googleが無料で提供している表計算ツールで、パソコンにソフトを入れなくてもブラウザですぐ使えますし、スマホやタブレットからも見られるんですよ 。Excelと似た操作感だから、使ったことがある方はなじみやすいかも。
複数人で同時に編集できる便利さ
「スプレッドシート」なら、みんなが同じ表を同時に編集できます。たとえば、営業の途中でメンバーが顧客情報を更新してもリアルタイムで反映されて、連携バッチリ 。
入力ミスやバラつきを防ぐ工夫もできる
たとえば「性別」を「男性／女性」などから選べるようプルダウンで入力したり、電話番号は数値だけにしたり、日付だけにしたりと、入力規則を設定できるのでラクで正確 。
どうやって始めるの？やさしいステップで紹介
ステップ1: 新しいシートを作る
まずは、Googleアカウントでログインして、スプレッドシートを開き「空白」から新しいシートを作成します 。
ステップ2: 項目名（列名）を入力して固定する
「名前」「電話番号」「メールアドレス」など管理したい項目を横に並べて入力して、スクロールしてもいつでも見えるように行を固定しましょう 。
ステップ3: 入力規則を設定する
性別や日付、電話番号などは「データ」→「入力規則」で選べるように設定すると、入力が楽になって間違いも減ります 。
ステップ4: みんなで使えるように共有設定
右上の「共有」から、誰に見せたいか、編集も許可するかを選べます。URLを送って参加してもらえます 。
ステップ5: 実際に顧客情報を入力・運用
決めたルールにしたがって顧客情報を入れていけば、スプレッドシートがあなたの「簡易データベース」に変わります。
気をつけたいポイントもしっかり確認
データが増えると動きが遅くなることも
スプレッドシートは便利ですが、顧客の数や項目が多くなると、動作が重くなったりフリーズしたりすることがあります 。
セキュリティに注意が必要
共有が簡単な反面、URLさえ知っていれば見られてしまうことも。権限設定はしっかり行いましょう 。
本格的な分析には限界がある
グラフや表は作れますが、高度な分析には向いていません。もう少し詳しい分析や自動化が必要になったら、別のツールを検討するのがいいかもしれません 。
こう使うと、もっと便利！応用テクニック
QUERY関数でデータを抽出する
QUERY関数を使えば、「名前と電話番号だけ表示」みたいな抽出もできて、まるでデータベースのように使えます 。
他のツールや自動化との連携も可能
必要になったらGoogleフォームやApps Scriptとつなげて、入力の自動化や他ツールとの連携もできます。ただし少し技術が必要です 。
よくある質問や疑問
Q1: 顧客情報をスマホからも見たり入力したりできますか？
はい、できます。ただし画面が小さいため見づらかったり、操作しづらいこともあります。簡単な確認には便利ですが、入力はパソコンのほうが安心です 。
Q2: Excelとの違いって何ですか？
操作感は似ていますが、Excelはパソコンにソフトが必要で、共同編集は得意ではありません。スプレッドシートはブラウザ上で使えて、複数人で同時に編集できる点が大きな違いです 。
Q3: 顧客が増えたらどうすればいいですか？
増えすぎて動作が遅くなったら、CRM（顧客管理システム）という専用のツールに移行するのがおすすめです。それまではスプレッドシートでじゅうぶんです 。
まとめあなたにも始められる顧客管理DB
いかがでしたか？Googleスプレッドシートを使えば、無料で、複数人でも、いつでもどこでも使える顧客管理のしくみが簡単に作れます。入力規則や共有設定を使えば、初心者さんでもミスなく安心して使えますよ。ただし、顧客が増えすぎたり分析が高度になったら、別の専門ツールを検討するとよいでしょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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