Googleスプレッドシートの共有アクセスを簡単に付与する方法

Googleスプレッドシートを使っていると、他の人と情報を共有したくなる場面が多いですよね。例えば、家族で家計簿をつけたり、友達とイベントの予定を整理したり、仕事で同僚と進捗を共有したり。そんなとき、スプレッドシートの「共有」機能を使えば、簡単にアクセスを付与できます。

でも、「共有って難しそう」「どんな設定をすればいいの？」と不安に思う方も多いはず。そこで、今回は初心者の方にもわかりやすく、Googleスプレッドシートの共有アクセスの付与方法を解説します。

共有アクセスの付与方法

Googleスプレッドシートのイメージ

Googleスプレッドシートを他の人と共有するには、大きく分けて2つの方法があります。

メールアドレスで共有する方法

この方法では、特定の相手にだけアクセスを許可できます。例えば、家族や同僚など、限られたメンバーと情報を共有したいときに便利です。

リンクを使って共有する方法

この方法では、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできるようになります。例えば、イベントの参加者全員に情報を共有したいときなどに便利です。

アクセス権限の種類と使い分け

共有する際、相手にどのような操作を許可するかを設定できます。これを「アクセス権限」と言います。主な権限は以下の3つです。

例えば、家族で家計簿をつける場合、閲覧者（コメント可）に設定すれば、内容を確認しつつ意見をコメントで伝えることができます。逆に、同僚と共同で作業する場合は、編集者に設定して一緒に内容を編集できます。

共有設定を解除する方法

共有したスプレッドシートの設定を解除したい場合も簡単です。

これで、指定した相手のアクセス権限が解除されます。

よくある質問

Q1: Googleアカウントを持っていない人と共有することはできますか？

はい、できます。リンクを使って共有する方法を選択し、「リンクを知っている全員」にアクセスを許可すれば、Googleアカウントを持っていない人でもアクセスできます。ただし、セキュリティの観点から、重要な情報を共有する際は注意が必要です。

Q2: スマートフォンからでも共有設定はできますか？

はい、できます。スマートフォンのGoogleスプレッドシートアプリからも、メールアドレスでの共有やリンクでの共有が可能です。操作手順はパソコン版とほぼ同じです。

Q3: 共有したスプレッドシートを他の人が編集できないようにするにはどうすればいいですか？

共有時に相手のアクセス権限を「閲覧者」または「閲覧者（コメント可）」に設定することで、編集を防ぐことができます。また、共有後にアクセス権限を変更することも可能です。

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まとめ

Googleスプレッドシートの共有アクセスの付与は、思っているよりも簡単にできます。特定の相手と情報を共有したいときや、多くの人と一斉に共有したいとき、それぞれの方法を使い分けることで、スムーズに情報を共有できます。

もし、この記事を読んで「もっと詳しく知りたい」「操作に不安がある」と感じた方は、お気軽にLINEからお声掛けください。