日々の業務や家計簿管理などで、Googleスプレッドシートを活用している方々にとって、複数のシート間でデータを参照することは非常に便利です。特に、同じファイル内の別シートや、異なるファイル間でのデータ連携は、作業効率を大幅に向上させます。今回は、初心者の方でもわかりやすく、実際の操作手順を交えて解説します。
同じファイル内の別シートを参照する方法
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートでは、同じファイル内の別シートのデータを簡単に参照できます。以下の手順で行います。
- 参照したいセルを選択します。
- 「=」を入力し、参照元のシート名を入力します。シート名にスペースや記号が含まれている場合は、シングルクォーテーション（’）で囲みます。
- 感嘆符（!）を入力し、参照したいセルの位置を指定します。例えば、=Sheet1!のように入力します。
この方法で、別シートのデータをリアルタイムで参照することができます。
別のファイルからデータを参照する方法（IMPORTRANGE関数）
異なるGoogleスプレッドシートファイルからデータを参照する場合、IMPORTRANGE関数を使用します。手順は以下の通りです。
- 参照元のスプレッドシートを開き、URLをコピーします。
- 参照先のスプレッドシートで、参照したいセルを選択します。
- 以下の形式でIMPORTRANGE関数を入力します。
=IMPORTRANGE(“参照元のURL”, “シート名!セル範囲”)
例=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd1234/edit”, “Sheet1!B10”) - 初めて参照する場合、「これらのシートをリンクする必要があります」と表示されるので、「アクセスを許可」をクリックします。
これで、別ファイルのデータを参照することができます。
よくある質問や疑問
Q1: シート名にスペースや記号が含まれている場合、どのように参照すればよいですか？
シート名にスペースや記号が含まれている場合、シート名をシングルクォーテーション（’）で囲む必要があります。例えば、=’売上 集計’!のように入力します。
Q2: IMPORTRANGE関数で「#REF!」エラーが表示される場合、どうすればよいですか？
初めて別ファイルのデータを参照する場合、「アクセスを許可しますか？」と表示されるので、「アクセスを許可」をクリックしてください。それでも解決しない場合は、参照元のファイルの共有設定を確認し、適切な権限が設定されているか確認してください。
Q3: 複数の条件でデータを抽出したい場合、どの関数を使用すればよいですか？
複数の条件でデータを抽出する場合、QUERY関数やFILTER関数を使用することができます。例えば、=QUERY(IMPORTRANGE(“URL”, “シート名!範囲”), “SELECT * WHERE Col1 = ‘条件1’ AND Col2 > 10”)のように使用します。
まとめ
Googleスプレッドシートで別シートのデータを参照する方法は、非常に簡単で直感的です。同じファイル内の別シートを参照する場合は、「=シート名!セル番地」の形式で入力するだけで、リアルタイムでデータを取得できます。異なるファイルからデータを参照する場合は、IMPORTRANGE関数を使用し、URLとシート名・セル範囲を指定することで、他のファイルのデータを簡単に取り込むことができます。
これらの方法を活用することで、業務の効率化やデータの一元管理が可能となります。特に、複数のシートやファイル間でデータを連携させる際には、非常に有用です。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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