こんにちは！今日は、Googleスプレッドシートを使って、プルダウンリストを活用し、簡単に合計を計算する方法をご紹介します。パソコンやスマホが苦手な方でも、安心してできるように、わかりやすくお伝えしますね。
プルダウンリストって何？
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは、プルダウンリストについてお話ししましょう。
プルダウンリストとは、セルをクリックすると、あらかじめ設定した選択肢が表示される機能のことです。例えば、「出席」「欠席」「遅刻」など、決まった項目を選ぶことができます。
これを使うと、手入力の手間が省け、データの入力ミスも防げます。
プルダウンリストを作ってみよう
では、実際にプルダウンリストを作ってみましょう。
- プルダウンリストを設定したいセルを選びます。
- メニューバーの「データ」をクリックし、「データの入力規則」を選びます。
- 「条件」の欄で「リストを直接指定」を選択し、表示させたい項目をカンマで区切って入力します（例「出席,欠席,遅刻」）。
- 「完了」をクリックすると、セルにプルダウンリストが表示されます。
これで、セルをクリックすると、設定した項目から選べるようになります。
選んだ項目を合計する方法
次に、プルダウンで選んだ項目を合計する方法をご紹介します。
例えば、出席、欠席、遅刻の回数をカウントしたい場合、以下のようにします。
1. 出席、欠席、遅刻の回数を記録した列（例B列）を用意します。
2. 合計を表示したいセルに、以下のような数式を入力します。
* 出席の回数をカウントする場合`=COUNTIF(B:B, “出席”)`
* 欠席の回数をカウントする場合`=COUNTIF(B:B, “欠席”)`
* 遅刻の回数をカウントする場合`=COUNTIF(B:B, “遅刻”)`
これで、それぞれの項目の回数が自動でカウントされます。
プルダウンと金額を組み合わせて合計する方法
さらに、プルダウンと金額を組み合わせて合計を出す方法もあります。
例えば、商品名をプルダウンで選び、その商品の売上金額を合計したい場合、以下のようにします。
1. 商品名を記録した列（例A列）と、売上金額を記録した列（例B列）を用意します。
2. 合計を表示したいセルに、以下のような数式を入力します。
* 商品Aの売上金額の合計を出す場合`=SUMIF(A, “商品A”, B:B)`
* 商品Bの売上金額の合計を出す場合`=SUMIF(A, “商品B”, B:B)`
これで、それぞれの商品名に対応する売上金額の合計が自動で計算されます。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストの項目を後から追加したい場合、どうすればいいですか？
プルダウンリストの設定を変更するには、以下の手順で行います。
- プルダウンリストが設定されているセルを選びます。
- メニューバーの「データ」をクリックし、「データの入力規則」を選びます。
- 「条件」の欄で「リストを直接指定」を選択し、新たに追加したい項目をカンマで区切って入力します。
- 「完了」をクリックすると、プルダウンリストに新しい項目が追加されます。
Q2: プルダウンリストの項目を変更したい場合、どうすればいいですか？
プルダウンリストの項目を変更するには、以下の手順で行います。
- プルダウンリストが設定されているセルを選びます。
- メニューバーの「データ」をクリックし、「データの入力規則」を選びます。
- 「条件」の欄で「リストを直接指定」を選択し、変更したい項目をカンマで区切って入力します。
- 「完了」をクリックすると、プルダウンリストの項目が変更されます。
Q3: プルダウンリストの項目を削除したい場合、どうすればいいですか？
プルダウンリストの項目を削除するには、以下の手順で行います。
- プルダウンリストが設定されているセルを選びます。
- メニューバーの「データ」をクリックし、「データの入力規則」を選びます。
- 「条件」の欄で「リストを直接指定」を選択し、削除したい項目をカンマで区切って入力します。
- 「完了」をクリックすると、プルダウンリストの項目が削除されます。
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まとめ
今日は、Googleスプレッドシートを使って、プルダウンリストを活用し、簡単に合計を計算する方法をご紹介しました。これで、データの入力ミスを減らし、効率的に集計ができるようになります。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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