Googleスプレッドシートでプルダウンリストを作成すると、データ入力がスムーズになり、ミスを減らすことができます。今回は、パソコンやスマホに不安がある方でも安心してできる方法をご紹介します。
プルダウンリストとは？
Googleスプレッドシートのイメージ
プルダウンリストとは、セルをクリックすると選択肢が表示され、そこから選ぶことで入力できる機能です。例えば、部署名や進捗状況など、決まった項目を選ぶ際に便利です。
Googleスプレッドシートでプルダウンリストを作成する手順
プルダウンを作りたいセルを選択
まず、プルダウンリストを作成したいセルをクリックして選びます。
メニューから「データの入力規則」を選択
画面上部のメニューから「データ」をクリックし、「データの入力規則」を選びます。
リストの内容を入力
「条件」欄で「リストを直接指定」を選択し、表示させたい項目をカンマで区切って入力します。例えば、「営業部,編集部,総務部,開発部」と入力します。
設定を保存
「保存」をクリックすると、選択したセルにプルダウンリストが表示されるようになります。
プルダウンリストを他のセルにも適用する方法
作成したプルダウンリストを他のセルにも適用したい場合、プルダウンを作成したセルの右下にカーソルを合わせ、十字マークが表示されたら、コピーしたい範囲までドラッグします。これで、同じ設定が他のセルにも適用されます。
リストの項目を別のシートで管理する方法
リストの項目が多くなると、別のシートで管理すると便利です。
新しいシートを作成
画面下部の「+」ボタンをクリックして、新しいシートを作成します。
リスト項目を入力
新しいシートに、プルダウンリストで使用する項目を縦に入力します。
「データの入力規則」で範囲を指定
元のシートに戻り、プルダウンリストを作成したいセルを選択します。「データの入力規則」で「リストを範囲で指定」を選び、先ほど作成したシートの範囲を指定します。
設定を保存
「保存」をクリックすると、別シートで管理したリストがプルダウンリストとして表示されるようになります。
よくある質問や疑問
プルダウンリストに色をつけることはできますか？
はい、できます。プルダウンリストの項目に色をつけるには、「条件付き書式」を使用します。プルダウンリストを作成したセルを選択し、「表示形式」から「条件付き書式」を選び、条件と書式を設定します。
プルダウンリストの項目を後から追加・編集するにはどうすればいいですか？
プルダウンリストを作成したセルを選択し、「データの入力規則」を開きます。そこで、項目の追加や編集ができます。
スマホでもプルダウンリストを作成できますか？
はい、Googleスプレッドシートのスマホアプリでもプルダウンリストを作成できます。ただし、パソコン版に比べて操作が少し複雑になる場合があります。
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まとめ
Googleスプレッドシートのプルダウンリストを使うことで、データ入力がスムーズになり、ミスを減らすことができます。初心者の方でも、上記の手順を参考にして、ぜひ試してみてください。操作に不安がある場合は、動画での解説もおすすめです。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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