Googleスライドを使って資料を作成したけれども、「この資料を他の人と共有しても大丈夫かな？」と不安に思ったことはありませんか？特に、パソコンやスマホの操作に自信がない方にとって、セキュリティ設定は難しく感じるかもしれません。しかし、少しの工夫で資料を安全に共有することができます。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Googleスライドのセキュリティ設定について解説します。
Googleスライドのセキュリティ設定の基本
Googleスライドのイメージ
Googleスライドでは、資料を他の人と共有する際に、誰がどのようにアクセスできるかを細かく設定できます。これにより、情報漏洩のリスクを減らすことができます。
資料の共有設定を確認しよう
資料を共有する際には、右上の「共有」ボタンをクリックします。ここで、以下の設定を確認しましょう。
- 「リンクを知っている全員」リンクを知っている人なら誰でもアクセス可能。機密情報には不適切です。
- 「制限付き」指定したユーザーのみがアクセス可能。こちらが推奨されます。
アクセス権限を適切に設定しよう
共有する相手には、以下の3つの権限を設定できます。
- 閲覧者資料を見ることのみ可能。
- コメント可資料にコメントを追加できる。
- 編集者資料を編集できる。
機密性の高い資料の場合は、「閲覧者」または「コメント可」を選択しましょう。
ダウンロード・印刷・コピーの制限をかけよう
資料を共有する際に、相手にダウンロードや印刷、コピーを許可するかどうかを設定できます。これらを制限することで、資料の不正利用を防ぐことができます。
コメント機能や変更履歴を活用しよう
Googleスライドには、「提案モード」がありませんが、コメント機能や変更履歴を活用することで、他の人と効率的に協力できます。コメント機能を使って意見を交換し、変更履歴で誰が何を変更したかを確認しましょう。
Googleスライドのセキュリティ強化のための追加設定
さらに資料のセキュリティを強化するための設定をご紹介します。
クライアントサイド暗号化を利用しよう
Googleスライドでは、資料を暗号化して保存することができます。これにより、万が一資料が不正にアクセスされても、内容を保護することができます。
アクセス制限ビューを活用しよう
Googleドライブには、「アクセス制限ビュー」という機能があります。これを利用することで、資料に対するアクセス制限を一目で確認できます。
不要な共有リンクを削除しよう
不要になった共有リンクは削除しましょう。これにより、意図しない人が資料にアクセスするリスクを減らすことができます。
よくある質問や疑問
Q1: Googleスライドにはパスワード設定機能がありますか？
Googleスライドには、資料に直接パスワードを設定する機能はありません。しかし、共有設定を適切に行うことで、資料のセキュリティを確保できます。
Q2: 編集者に権限を与えると、他の人にも権限を付与できますか？
はい、編集者は他のユーザーに対しても権限を付与することができます。機密性の高い資料の場合は、編集者の権限を与えないようにしましょう。
Q3: スマートフォンやタブレットでもセキュリティ設定は可能ですか？
はい、スマートフォンやタブレットでもGoogleスライドのセキュリティ設定を行うことができます。アプリをインストールし、共有設定を確認・変更しましょう。
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まとめ
Googleスライドを安全に共有するためには、共有設定を適切に行い、アクセス権限を管理することが重要です。特に、機密性の高い資料の場合は、「制限付き」の共有設定を選択し、必要な権限のみを付与するようにしましょう。また、コメント機能や変更履歴を活用することで、他の人と効率的に協力できます。セキュリティ強化のための追加設定も検討し、資料の安全性を高めましょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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