Googleスプレッドシートを使って複数シートのデータをまとめる作業、時間がかかって面倒だと感じていませんか？特に、部門ごとに分かれたシートや、複数の担当者が管理するデータを統合する際には手間がかかります。しかし、ちょっとしたテクニックを使うことで、この作業が驚くほどスムーズに！この記事では、あなたの作業効率を劇的にアップさせる方法を紹介します。従来の方法では手間取っていた複数シートのデータ集計を、簡単にかつ正確に行う方法を学んでいきましょう。
Googleスプレッドシートで複数シートのデータを一括集計する方法とは？
Googleスプレッドシートのイメージ
まず、Googleスプレッドシートで複数のシートを処理するためには、「QUERY関数」の利用が最も有効です。しかし、QUERY関数を単独で使うだけでは、思った以上に複雑なデータ集計ができません。そこで登場するのが、複数シート範囲の連結です。これを組み合わせることで、散らばったデータを一括で集約できるのです。
### 複数シートをまとめるQUERY関数の使い方
GoogleスプレッドシートのQUERY関数は、特定の条件に合ったデータをフィルタリングしたり、集計するのに非常に便利な関数です。複数のシートに分かれたデータを一つにまとめる際には、以下の手順で簡単に集約が可能です。
- まず、各シートにあるデータ範囲を指定します。例えば、担当者Aのシート、担当者Bのシートにそれぞれあるデータをまとめたい場合、それぞれの範囲をQUERY関数で選択します。
- 次に、これら複数のデータ範囲をQUERY関数内で連結します。複数のシートをまとめて一つの範囲として扱うことができます。
- 最後に、その集計結果をさらに別のQUERY関数でフィルタリングや集計を加えることで、データが整った状態で表示されます。
### QUERY関数を使った実際の例
例えば、下記のように複数の担当者シートをまとめる場合を考えましょう。
| 担当者 | 得点 | 科目 |
|---|---|---|
| 担当者A | 80 | 数学 |
| 担当者B | 90 | 英語 |
| 担当者C | 85 | 国語 |
このようなデータが各シートに分かれている場合、QUERY関数を利用して、一つのシートにまとめることができます。
QUERY関数とIMPORTRANGE関数を組み合わせる方法
データが異なるGoogleスプレッドシートに分かれている場合、IMPORTRANGE関数を使って外部ファイルからデータを取り込むことができます。これをQUERY関数と組み合わせることで、外部のシートからデータを引っ張ってきて、集計を行うことが可能です。
### IMPORTRANGE関数を使ったデータ集計の流れ
- まず、IMPORTRANGE関数を使用して、外部のシートからデータをインポートします。
- 次に、そのインポートしたデータをQUERY関数で処理します。
- 最後に、集計したデータをシートに表示させることができます。
この方法を使うことで、複数の外部シートからのデータ集計も簡単に実現できるようになります。
Googleスプレッドシートでよくある疑問とその解決法
ここでは、読者が実際に抱きがちな疑問に対して、具体的な解決策を提供します。
質問1: 複数シートのデータを一括で集計する際に、データ範囲が変動する場合、どうすればいいか？
シート内のデータ範囲が増減する場合でも、QUERY関数を使うことで動的に範囲を変更できます。例えば、「A1:B100」のように、特定の範囲ではなく「A1:B」などの範囲指定をすると、データの増減にも対応可能です。
質問2: 別のシートにデータを集計した場合、リアルタイムでデータが更新されるのか？
はい、QUERY関数を使って集計したデータは、元データが更新されると自動的に反映されます。Googleスプレッドシートはリアルタイムで同期されるため、常に最新のデータが表示されます。
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まとめ
Googleスプレッドシートを使って複数シートのデータを集計する方法は、実は非常に簡単で、効率的に行うことができます。QUERY関数を駆使して複数シートのデータを一括で処理することで、データの集約作業が劇的に短縮されます。また、IMPORTRANGE関数を活用すれば、外部のスプレッドシートのデータも一元化できるため、業務効率が大幅に向上します。
日々の作業の中で、データが分散していて面倒だと感じている方は、ぜひこれらのテクニックを活用してみてください。少しの工夫で、あなたの作業効率は圧倒的にアップするはずです。
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