Googleドキュメントは、文書をオンラインで作成・編集できる便利なツールです。しかし、共有の方法を間違えると、思わぬ情報漏洩やトラブルの原因となることがあります。特に、パソコンやスマホに不安がある方には、慎重な取り扱いが求められます。
今回は、Googleドキュメントの共有方法について、初心者でもわかりやすく解説します。共有の基本から、注意点、便利な活用法まで、順を追ってご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
Googleドキュメントの共有基本のステップ
Googleドキュメントのイメージ
まずは、Googleドキュメントを他の人と共有する基本的な手順を確認しましょう。
- Googleドキュメントを開く
パソコンやスマホで、共有したいドキュメントを開きます。 - 「共有」ボタンをクリック
画面右上にある「共有」ボタンをクリックします。 - 共有相手を指定
共有したい相手のメールアドレスを入力します。 - 権限を設定
相手に与える権限を選びます。権限には「閲覧者」「コメント可」「編集者」の3種類があります。 - 通知の設定
必要に応じて、相手に通知を送るかどうかを設定します。 - 「送信」または「共有」をクリック
設定が完了したら、「送信」または「共有」をクリックして完了です。
これで、指定した相手とGoogleドキュメントを共有することができます。
共有の権限設定どの権限を選ぶべきか？
共有する際には、相手にどのような操作を許可するかを設定することが重要です。Googleドキュメントでは、以下の3つの権限を設定できます。
- 閲覧者
ドキュメントを閲覧することのみが可能です。編集やコメントはできません。 - 閲覧者（コメント可）
ドキュメントを閲覧し、コメントを追加することができますが、編集はできません。 - 編集者
ドキュメントの閲覧、コメント、編集がすべて可能です。
共有する相手の役割や目的に応じて、適切な権限を設定しましょう。
共有リンクを使った共有方法
特定の相手にメールで共有するのではなく、リンクを使って共有する方法もあります。この方法では、リンクを知っている人がアクセスできるようになります。
- 「共有」ボタンをクリック
ドキュメントを開き、「共有」ボタンをクリックします。 - 「一般的なアクセス」を設定
「一般的なアクセス」の設定を「リンクを知っている全員」に変更します。 - 権限を設定
リンクを知っている全員に対して、適切な権限（閲覧者、コメント可、編集者）を設定します。 - リンクをコピー
「リンクをコピー」をクリックして、リンクを取得します。 - リンクを共有
取得したリンクを、メールやチャットなどで共有します。
この方法を使うと、複数の人と簡単に共有することができますが、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできるため、共有する相手には十分注意が必要です。
共有後の管理権限の変更や共有の解除
共有した後でも、権限の変更や共有の解除は可能です。
- 「共有」ボタンをクリック
ドキュメントを開き、「共有」ボタンをクリックします。 - 共有相手の権限を変更
共有相手の名前の横にあるドロップダウンメニューから、権限を変更します。 - 共有の解除
共有相手の名前の横にある「削除」アイコンをクリックすることで、共有を解除できます。
また、共有リンクを使っている場合は、「一般的なアクセス」の設定を「制限付き」に変更することで、リンクを知っている全員のアクセスを停止することができます。
注意点共有時のセキュリティ対策
Googleドキュメントを共有する際には、以下の点に注意しましょう。
- 不要な共有を避ける
必要のない相手には共有しないようにしましょう。 - 権限を適切に設定
相手の役割に応じて、最小限の権限を設定しましょう。 - 共有リンクの取り扱いに注意
リンクを知っている全員にアクセスを許可する設定は、情報漏洩のリスクが高まります。必要な場合のみ使用し、共有後は設定を見直しましょう。 - 共有後の管理を徹底
共有した後も、定期的に権限の確認や共有の解除を行いましょう。
これらの対策を講じることで、Googleドキュメントの共有を安全に行うことができます。
よくある質問や疑問
Q1: Googleドキュメントを共有する際、相手に通知を送らないようにするにはどうすればよいですか？
共有設定画面で、相手のメールアドレスを入力した後、「通知を送信」のチェックを外すことで、相手に通知を送らずに共有することができます。
Q2: 共有したドキュメントを他の人がコピーできないようにするにはどうすればよいですか？
共有設定画面で、「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」のチェックを外すことで、他の人がドキュメントをコピーできないように設定できます。
Q3: 共有リンクを使ってドキュメントを共有する際、相手がGoogleアカウントを持っていない場合はどうすればよいですか？
共有リンクを使っても、相手がGoogleアカウントを持っていない場合は、閲覧のみの権限を付与することができます。ただし、編集やコメントはできません。
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まとめ
Googleドキュメントの共有機能は、複数人での共同作業を円滑に進めるために非常に便利です。しかし、適切な権限設定や共有後の管理を怠ると、情報漏洩などのリスクが高まります。共有する際は、相手の役割や目的に応じて、最小限の権限を設定し、不要な共有を避けるよう心掛けましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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