Googleドキュメントのアクセス権を初心者でもわかりやすく解説！

Googleドキュメントを使っていると、「アクセス権」という言葉を耳にすることが増えてきましたよね。でも、「アクセス権って何？」と思う方も多いのではないでしょうか。特に、パソコンやスマホに詳しくない方にとっては、難しそうに感じるかもしれません。でも安心してください！今回は、Googleドキュメントのアクセス権について、初心者の方でもわかりやすく、そして親しみやすい言葉で解説します。

アクセス権って何？

Googleドキュメントのイメージ

まず、「アクセス権」とは、Googleドキュメントに誰がどのように関わることができるかを決めるルールのことです。例えば、あなたが作成した文書を他の人と共有したいとき、その人に「この文書を読んでほしい」「この文書を直してほしい」といった希望がありますよね。その希望を叶えるために、アクセス権を設定します。

アクセス権の種類

Googleドキュメントには、主に3つのアクセス権があります。それぞれの特徴を見てみましょう。

編集者（編集可）

この権限を持つ人は、文書の内容を自由に編集できます。文章を加えたり、削除したり、書式を変えたりと、まるで自分の文書のように扱えます。例えば、あなたが作成した会議の議事録を同僚に「内容を追加してほしい」とお願いする場合、この権限を与えると便利です。

閲覧者（閲覧のみ可）

この権限を持つ人は、文書を読むことはできますが、内容を変更することはできません。例えば、完成した報告書を上司に見てもらいたいとき、この権限を与えると、上司は内容を確認できますが、誤って編集してしまう心配がありません。

閲覧者（コメント可）

この権限を持つ人は、文書を読むことができ、さらに内容に対してコメントを追加することができます。ただし、直接編集することはできません。例えば、あなたが作成した企画書に対して、同僚に「この部分をもう少し詳しく説明してほしい」といったフィードバックをもらいたいとき、この権限を与えると、コメントとして意見をもらうことができます。

アクセス権の設定方法

では、実際にGoogleドキュメントでアクセス権を設定する方法を見てみましょう。

これで、指定した相手にアクセス権が付与されます。

注意点とおすすめの活用法

アクセス権を設定する際には、以下の点に注意しましょう。

• 必要な人に必要な権限だけを与えるようにしましょう。例えば、内容を確認してもらいたいだけの人に編集権限を与えると、誤って内容を変更されてしまう可能性があります。
• 共有する相手の信頼性を確認しましょう。特に、機密性の高い情報を含む文書を共有する場合、相手が信頼できるかどうかを確認することが重要です。
• 定期的にアクセス権を見直すことをおすすめします。プロジェクトが終了した後など、不要になったアクセス権は削除することで、セキュリティを保つことができます。

よくある質問や疑問

Q1: アクセス権を変更したい場合、どうすればいいですか？

「共有」ボタンをクリックし、共有設定画面で変更したい相手の権限を変更することができます。

Q2: 誰でもアクセスできるようにしたい場合、どうすればいいですか？

「共有」ボタンをクリックし、「一般的なアクセス」で「リンクを知っている全員」に設定することで、リンクを知っている人がアクセスできるようになります。ただし、セキュリティ上のリスクがあるため、注意が必要です。

Q3: アクセス権を削除したい場合、どうすればいいですか？

「共有」ボタンをクリックし、共有設定画面で削除したい相手の権限を「削除」に設定することで、アクセス権を削除できます。

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まとめ

Googleドキュメントのアクセス権を理解し、適切に設定することで、文書の共有がスムーズになり、誤った編集や情報漏洩のリスクを減らすことができます。特に、パソコンやスマホに詳しくない方でも、上記の手順を参考にすれば、安心して利用できるようになるでしょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。