「Googleドキュメントを共有しようとしたら『権限がありません』って表示されて、どうしたらいいの？」そんなお悩みをお持ちの方へ、わかりやすく解説します。
Googleドキュメントの共有設定とは？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントでは、他の人とファイルを共有する際に、相手にどのような操作を許可するかを設定できます。主な権限は以下の3つです。
- 閲覧者ファイルを読むことができます。
- 閲覧者（コメント可）ファイルを読み、コメントを追加できます。
- 編集者ファイルを読み、コメントを追加し、内容を編集できます。
これらの設定は、ファイルを共有する際に「共有」ボタンから行えます。
共有できない理由とその対処法
「共有できない」「権限がない」と表示される場合、以下のような原因が考えられます。
アクセス権限が不足している
ファイルのオーナー（所有者）でない場合、編集や共有の権限が制限されていることがあります。オーナーに権限の変更を依頼するか、必要な権限を付与してもらいましょう。
組織の設定による制限
学校や会社などの組織で使用しているGoogleアカウントでは、管理者が外部との共有を制限している場合があります。この場合、管理者に相談して設定を変更してもらう必要があります。
リンクの共有設定が制限されている
ファイルの共有設定が「制限付き」になっていると、指定されたユーザーのみがアクセスできます。共有設定を「リンクを知っている全員」に変更することで、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできるようになります。
共有設定の変更方法
共有設定を変更するには、以下の手順を実行します。
- Googleドキュメントを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「一般的なアクセス」の下にあるプルダウンメニューをクリックし、「リンクを知っている全員」を選択します。
- その下の権限設定で、相手に与える権限（閲覧者、コメント可、編集者）を選びます。
- 「リンクをコピー」をクリックし、コピーしたリンクを共有したい相手に送信します。
よくある質問や疑問
Q1: 「編集者」なのに編集できません。なぜですか？
編集権限があっても、ファイルのオーナーが「閲覧者」や「コメント可」に設定している場合、編集ができません。オーナーに権限を確認してもらいましょう。
Q2: 学校のGoogleアカウントで外部と共有できません。どうすればいいですか？
学校のアカウントでは、管理者が外部との共有を制限していることがあります。管理者に相談して、設定を変更してもらいましょう。
Q3: リンクを知っている全員に設定できません。なぜですか？
組織の設定により、「リンクを知っている全員」の選択肢が非表示にされている場合があります。管理者に確認してもらいましょう。
まとめ
Googleドキュメントの共有設定は、権限を適切に設定することで、スムーズに共同作業を行うことができます。もし「共有できない」「権限がない」といった問題が発生した場合は、上記の対処法を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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