「Googleドキュメントを使ってみたいけれど、共有の仕方がわからない…」そんなお悩みを持つ方に向けて、パソコンやスマホでの共有方法をわかりやすくご紹介します。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心して実践できる内容になっていますので、ぜひ最後までご覧ください。
Googleドキュメントの共有リンクとは？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントの共有リンクは、作成した文書を他の人と簡単に共有できるURLのことです。このリンクを相手に送るだけで、インターネットを通じて文書を閲覧・編集・コメントできるようになります。
例えば、家族や友人に旅行の計画を共有したいとき、ビジネスで資料を同僚と共有したいときなど、さまざまなシーンで活用できます。
パソコンでの共有方法
パソコンでGoogleドキュメントを共有する手順は以下の通りです。
- Googleドキュメントを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「リンクを取得」の部分で「リンクを知っている全員」に設定します。
- 権限を「閲覧者」「コメント可」「編集者」から選択します。
- 「リンクをコピー」をクリックし、コピーしたリンクをメールやメッセージで送信します。
これで、相手は送られたリンクをクリックするだけで、指定した権限で文書にアクセスできるようになります。
スマホでの共有方法
スマホでもGoogleドキュメントの共有は簡単にできます。AndroidとiPhoneでの手順をご紹介します。
Androidの場合
- Googleドキュメントアプリを開き、共有したい文書を選択します。
- 右上の「︙」アイコンをタップし、「共有」を選択します。
- 「リンクを知っている全員」に設定し、権限を選択します。
- 「リンクをコピー」をタップし、コピーしたリンクを送信します。
iPhoneの場合
- Googleドキュメントアプリを開き、共有したい文書を選択します。
- 右上の「︙」アイコンをタップし、「共有とエクスポート」を選択します。
- 「リンクを知っている全員」に設定し、権限を選択します。
- 「リンクをコピー」をタップし、コピーしたリンクを送信します。
共有時の注意点
共有リンクを使用する際は、以下の点に注意しましょう。
- 権限設定: 相手に必要な権限のみを付与しましょう。編集権限を与えると、相手が文書を変更できてしまうため、慎重に設定してください。
- リンクの管理: リンクを知っている全員がアクセスできる設定にすると、リンクを受け取った人なら誰でもアクセス可能となります。機密性の高い情報を共有する際は、特定のユーザーにのみ共有する設定をおすすめします。
- アクセスの確認: 共有した文書のアクセス状況は、Googleドライブで確認できます。共有アイコンが表示されているファイルは、他の人と共有されています。
よくある質問や疑問
Q1: 共有リンクを送った相手がアクセスできない場合、どうすればいいですか？
共有リンクの権限設定が「リンクを知っている全員」に設定されているか確認してください。また、相手がGoogleアカウントにログインしていない場合でもアクセスできるように、「リンクを知っている全員」に設定することをおすすめします。
Q2: 共有リンクを送った後にアクセス権限を変更したい場合、どうすればいいですか？
Googleドキュメントを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。共有設定画面で、相手の名前の横にある権限を変更することで、アクセス権限を変更できます。
Q3: 共有した文書を後から削除したい場合、どうすればいいですか？
Googleドライブを開き、共有した文書を右クリックし、「削除」を選択します。削除された文書はゴミ箱に移動しますので、ゴミ箱から完全に削除することで、他の人のアクセスを防ぐことができます。
まとめ
Googleドキュメントの共有リンクを活用すれば、パソコンやスマホを使って、簡単に文書を他の人と共有できます。権限設定やリンクの管理に注意しながら、便利に活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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