こんにちは！今日は、Googleドキュメントで作成した書類をPDF形式で提出する方法について、パソコンやスマホが苦手な方にもわかりやすくご紹介します。特に、45歳以上の方々に向けて、簡単な手順と注意点をお伝えしますので、ぜひ最後までご覧ください。
GoogleドキュメントをPDFに変換する方法
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントで作成した書類をPDF形式で保存するのは、実はとても簡単です。以下の手順で進めてみましょう。
Googleドキュメントを開く
まずは、Googleドキュメントで作成した書類を開きます。まだ作成していない場合は、新しく文書を作成してください。
「ファイル」メニューをクリック
画面上部にある「ファイル」というメニューをクリックします。
「ダウンロード」を選択
表示されたメニューの中から「ダウンロード」を選びます。
「PDFドキュメント（.pdf）」を選択
さらに表示されるメニューの中から「PDFドキュメント（.pdf）」をクリックします。
PDFファイルが保存される
これで、GoogleドキュメントがPDF形式で保存されます。保存先は、通常「ダウンロード」フォルダです。保存先を変更したい場合は、保存時に指定することができます。
スマホでPDFに変換する方法
パソコンが手元にない場合でも、スマホを使ってPDFに変換することができます。以下の手順で進めてみましょう。
Googleドキュメントアプリを開く
スマホにインストールされているGoogleドキュメントアプリを開きます。
対象の文書を開く
PDFに変換したい文書を開きます。
右上のメニューアイコンをタップ
画面右上にあるメニューアイコン（三点リーダー）をタップします。
「共有とエクスポート」を選択
表示されたメニューの中から「共有とエクスポート」を選びます。
「コピーを送信」を選択
さらに表示されるメニューの中から「コピーを送信」を選びます。
「PDF」を選択
形式を選択する画面で「PDF」を選び、保存先を指定します。
保存完了
これで、スマホにPDF形式で保存されます。
PDFに変換した後の提出方法
PDFに変換した書類を提出する方法はいくつかあります。代表的な方法をご紹介します。
メールで送信
PDFファイルをメールに添付して、提出先に送信します。件名や本文に必要な情報を記入し、送信ボタンを押すだけです。
Googleドライブを使って共有
GoogleドライブにPDFファイルをアップロードし、共有リンクを取得して提出先に送ります。これにより、相手はリンクをクリックするだけでファイルを閲覧できます。
印刷して郵送
PDFファイルを印刷し、必要な書類と一緒に郵送します。郵送先の住所や必要な書類を確認して、送付してください。
よくある質問や疑問
Q1: PDFに変換したらレイアウトが崩れることがあります。どうすれば良いですか？
PDFに変換する際、フォントや画像の配置によってレイアウトが崩れることがあります。変換前にプレビュー機能を使って確認し、必要に応じて調整してください。
Q2: スマホでPDFに変換する際、アプリが見当たりません。どうすれば良いですか？
スマホにGoogleドキュメントアプリがインストールされていない場合、App StoreやGoogle Playから無料でダウンロードできます。インストール後、上記の手順でPDFに変換できます。
Q3: 提出先がPDF形式を受け付けていません。どうすれば良いですか？
提出先がPDF形式を受け付けていない場合、Googleドキュメントの「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選び、他の形式（例: Word形式）で保存し直してください。
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まとめ
Googleドキュメントで作成した書類をPDF形式で提出する方法についてご紹介しました。パソコンやスマホを使って、簡単にPDFに変換し、提出することができます。もし操作中に不明な点や困ったことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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