オンライン会議やリモートワークで、Zoomを使ってGoogleドキュメントを共有したいけれど、操作が不安で踏み出せない…そんなお悩みをお持ちの方へ。今回は、ZoomでGoogleドキュメントをスムーズに共有するための方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
ZoomでGoogleドキュメントを画面共有する基本の流れ
Googleドキュメントのイメージ
ZoomでGoogleドキュメントを共有するには、まずZoomミーティングを開始し、画面下部の「画面の共有」ボタンをクリックします。次に、共有したいウィンドウを選択する画面が表示されるので、Google Chromeなどで開いているGoogleドキュメントのウィンドウを選び、「共有」をクリックします。これで、参加者全員にドキュメントが表示されます。
Googleドライブとの連携でさらに便利に
ZoomとGoogleドライブを連携させることで、Googleドライブ内のファイルを直接共有することも可能です。初めて連携する場合は、ZoomからGoogleドライブにアクセスするための認証が必要ですが、一度設定すれば次回からはスムーズに利用できます。これにより、ドキュメントを開いてから共有する手間が省け、より効率的な会議運営が可能になります。
共有中の注意点と便利な機能
画面共有中は、参加者が自分の画面を見ていることを意識して、不要な通知や画面上の個人情報が表示されないように注意しましょう。また、共有中に別のウィンドウを見せたい場合は、画面上部の「新しい共有」ボタンをクリックすることで、別のウィンドウを選択して共有を切り替えることができます。
よくある質問や疑問
Q1: Googleドキュメントを共有する際、どのブラウザを使用すればよいですか？
Googleドキュメントは、Google ChromeやMicrosoft Edgeなどの最新のウェブブラウザでの利用を推奨しています。これらのブラウザでは、機能が安定して動作しやすいため、スムーズな共有が可能です。
Q2: 画面共有中に音声も共有したい場合、どうすればよいですか？
Zoomで画面共有を開始する際、共有ウィンドウの左下に「コンピューターの音声を共有」というオプションがあります。これにチェックを入れることで、画面上で再生される音声も参加者に共有することができます。
Q3: 共有したドキュメントを参加者が編集できるようにするには？
Googleドキュメントを共有する際、リンクの共有設定で「編集者」として共有することで、参加者がドキュメントを編集できるようになります。共有設定は、ドキュメントの右上にある「共有」ボタンから行えます。
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まとめ
ZoomでGoogleドキュメントを共有する方法は、基本的な操作を覚えればとても簡単です。画面共有の機能を活用することで、資料の説明や共同作業がスムーズに行え、オンライン会議の効率が大幅に向上します。もし操作に不安がある場合は、事前に練習しておくと安心です。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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