オンライン会議が日常となった今、会議中の情報共有や議事録作成の効率化は、多くの方々にとって重要な課題です。特に、パソコンやスマホに不安がある45歳以上の方々にとって、使いやすく、わかりやすいツールが求められています。そこで今回は、ZoomとGoogleドキュメントを組み合わせて、会議をよりスムーズに進める方法をご紹介します。
ZoomとGoogleドキュメントの連携で会議を効率化
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントとは？
Googleドキュメントは、インターネット上で動作する無料の文書作成ツールです。インストール不要で、どこからでもアクセスでき、複数人で同時に編集が可能です。会議中にリアルタイムで議事録を作成したり、資料を共有したりするのに最適です。
ZoomとGoogleドキュメントの連携方法
Zoomミーティング中に、画面共有機能を使ってGoogleドキュメントを共有することで、参加者全員が同じ文書を見ながら意見を交換できます。これにより、情報の共有がスムーズになり、誤解や情報の漏れを防げます。
会議後の議事録作成と共有
会議終了後、Googleドキュメントにまとめた議事録を参加者と共有することで、内容の確認やフォローアップが容易になります。また、Googleドキュメントは自動保存機能があり、過去のバージョンも簡単に確認できるため、安心して利用できます。
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Zoom Docsの活用でさらに効率化
Zoom Docsとは？
Zoom Docsは、Zoomの新しい機能で、ミーティング中にドキュメントを作成・編集・共有できるツールです。AI Companion機能を活用することで、会議内容の要約や議事録の自動作成が可能です。
Zoom Docsの使い方
ミーティング中に「ドキュメント」アイコンをクリックし、新しいドキュメントを作成します。参加者全員で同時に編集でき、AI Companionが議事録を自動で作成してくれます。会議後もZoom Docs内でドキュメントを確認・編集・共有できます。
Zoom DocsとGoogleドキュメントの違い
Zoom Docsは、Zoomミーティングと連携してリアルタイムでドキュメントを作成・編集できる点が特徴です。一方、Googleドキュメントは、インターネット上で独立して利用でき、他のGoogleサービスとの連携が強みです。用途や状況に応じて使い分けると良いでしょう。
よくある質問や疑問
Q1: ZoomとGoogleドキュメントを連携するには、特別な設定が必要ですか？
特別な設定は不要です。Zoomミーティング中に、画面共有機能を使ってGoogleドキュメントを共有するだけで連携が可能です。
Q2: Zoom Docsは無料で利用できますか？
Zoom Docsは、Zoomの有料プランで利用可能です。AI Companion機能を活用するには、さらに上位のプランが必要となる場合があります。
Q3: Googleドキュメントで音声入力を使って議事録を作成できますか？
はい、Googleドキュメントの「ツール」メニューから「音声入力」を選択することで、音声を文字に変換できます。ただし、周囲の音や話者の声の明瞭さに影響されるため、静かな環境での使用をおすすめします。
まとめ
ZoomとGoogleドキュメント、そしてZoom Docsを組み合わせることで、オンライン会議の効率化が図れます。特に、パソコンやスマホに不安がある方々にとって、これらのツールは直感的で使いやすく、会議をよりスムーズに進める助けとなるでしょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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