Googleドキュメントを使っていると、「あれ？この文章、前と違う気がする…」なんてこと、ありませんか？そんなときに便利なのが、Googleドキュメントの「変更履歴」機能です。今回は、この機能を初心者の方にもわかりやすく、親しみやすい言葉で解説します。
変更履歴って何？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントの「変更履歴」は、ドキュメントに加えられたすべての変更を記録する機能です。これにより、誰が、いつ、どの部分を編集したのかを確認できます。例えば、家族や同僚と一緒に文書を作成しているとき、「この部分、前はどうだったかな？」と疑問に思ったときに役立ちます。
変更履歴の主な特徴
- 誰が編集したかがわかる各編集者の名前と色が表示され、誰がどの部分を変更したのか一目でわかります。
- 変更内容を確認できる編集された部分がハイライト表示され、変更前と変更後を比較できます。
- 以前のバージョンに戻せる必要に応じて、過去の状態に戻すことができます。
変更履歴の確認方法
変更履歴を確認するには、以下の手順を試してみてください。
- ドキュメントを開くGoogleドキュメントで該当の文書を開きます。
- 「ファイル」メニューをクリック画面上部の「ファイル」をクリックします。
- 「変更履歴を表示」を選択ドロップダウンメニューから「変更履歴を表示」を選びます。
- 変更履歴を確認右側に表示される変更履歴をスクロールして、過去の編集内容を確認します。
変更履歴を活用する場面
- 共同作業時の確認複数人で文書を作成しているとき、誰がどの部分を編集したのかを確認できます。
- 誤って削除した内容の復元必要な部分を誤って削除してしまった場合、変更履歴から復元できます。
- 編集の経緯を追跡文書の編集履歴を追うことで、どのように内容が変化したのかを把握できます。
よくある質問や疑問
Q1: 変更履歴は誰でも見られるのですか？
変更履歴は、ドキュメントの閲覧権限を持っているユーザーのみが確認できます。編集権限を持っていないユーザーには表示されません。
Q2: 変更履歴をオフにすることはできますか？
現在のところ、Googleドキュメントでは変更履歴を完全にオフにすることはできません。ただし、ドキュメントをコピーすることで、新しい文書として変更履歴をリセットすることが可能です。
Q3: 変更履歴はどのくらいの期間保存されますか？
変更履歴は、ドキュメントが存在する限り保存されます。特定の期間で自動的に削除されることはありません。
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まとめ
Googleドキュメントの「変更履歴」機能は、文書の編集履歴を追跡し、共同作業を円滑に進めるための強力なツールです。特に、複数人での作業や、編集内容の確認・復元が必要な場面で大いに役立ちます。最初は少し戸惑うかもしれませんが、使い方に慣れれば、作業効率が格段に向上します。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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