Googleドキュメントは、パソコンやスマホで文章を作成・編集・共有できる便利なツールです。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、直感的に使えるので安心です。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Googleドキュメントの基本的な使い方から便利な機能まで、親しみやすい語り口でご紹介します。
Googleドキュメントって何？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントは、インターネット上で動作する文書作成ツールです。特別なソフトをインストールする必要はなく、Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で利用できます。パソコンはもちろん、スマホやタブレットでも操作できるので、外出先でも便利に使えます。
Googleドキュメントの基本的な使い方
ドキュメントの作成方法
まずは、Googleドキュメントを開きます。パソコンの場合、ウェブブラウザを開いて「Googleドキュメント」と検索し、表示されたリンクをクリックします。スマホの場合は、Googleドキュメントのアプリをインストールして開きます。
ドキュメントを新規作成するには、画面左上の「新しいドキュメント」をクリックします。すると、白紙の文書が開きますので、そこに文字を入力していきます。
文字の装飾や書式設定
入力した文字を選択すると、上部のツールバーにフォントや文字サイズ、太字・斜体・下線などの書式設定が表示されます。これらを使って、見出しや強調したい部分を装飾できます。
画像やリンクの挿入
文書に画像を挿入するには、メニューの「挿入」から「画像」を選択し、パソコンやウェブから画像を選びます。また、リンクを挿入するには、「挿入」から「リンク」を選び、URLを入力します。
保存と共有
Googleドキュメントは、自動的に保存されるので、保存ボタンを押す必要はありません。文書を他の人と共有するには、右上の「共有」ボタンをクリックし、共有したい相手のメールアドレスを入力します。共有の設定では、「閲覧者」「コメント可」「編集者」など、相手の権限を選ぶことができます。
Googleドキュメントの便利な機能
音声入力で文字を入力
キーボードを使わずに文字を入力したいときは、音声入力機能が便利です。メニューの「ツール」から「音声入力」を選択し、マイクアイコンをクリックして話すと、話した内容が文字として入力されます。
共同編集とコメント機能
複数人で同じ文書を同時に編集することができます。編集者がどこを編集しているかは、カーソルの色で確認できます。また、コメント機能を使うと、特定の部分に対して意見や質問を残すことができます。
提案モードでの編集
提案モードでは、文書を直接編集するのではなく、変更を提案することができます。提案された内容は、文書の所有者が承認するまで反映されません。これにより、誤って内容を変更してしまう心配がありません。
変更履歴の確認と復元
文書の変更履歴を確認するには、メニューの「ファイル」から「変更履歴」を選択します。過去の状態に戻したい場合は、履歴から該当する日時を選び、「復元」をクリックします。
よくある質問や疑問
Q1: Googleドキュメントは無料で使えますか？
はい、GoogleドキュメントはGoogleアカウントをお持ちであれば、誰でも無料で利用できます。
Q2: インターネットがなくても使えますか？
はい、Googleドキュメントにはオフラインモードがあります。事前に設定しておけば、インターネットがない環境でも文書の作成や編集が可能です。
Q3: 他の人と同時に編集できますか？
はい、Googleドキュメントでは複数人が同時に文書を編集できます。編集内容はリアルタイムで反映され、誰がどの部分を編集しているかがわかります。
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まとめ
Googleドキュメントは、パソコンやスマホで手軽に文書を作成・編集・共有できる便利なツールです。特別なソフトをインストールする必要もなく、Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で利用できます。音声入力や共同編集、変更履歴の確認など、便利な機能も豊富に備わっています。ぜひ、日常の文書作成や共有に活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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