Googleドキュメントは、パソコンやスマートフォンを使って、どこからでも文書を作成・編集・共有できる便利なツールです。特別なソフトをインストールする必要もなく、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用できます。今回は、初心者の方でも安心して使えるように、Googleドキュメントの基本的な使い方から便利な機能まで、わかりやすくご紹介します。
Googleドキュメントとは？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントは、Googleが提供するクラウド型の文書作成ツールです。インターネットがあれば、パソコンでもスマートフォンでも、どこからでもアクセスして文書を作成・編集できます。作成した文書は自動で保存されるので、保存し忘れの心配もありません。
Googleドキュメントの基本的な使い方
新しい文書を作成する
Googleドキュメントを使い始めるには、まず新しい文書を作成しましょう。
- パソコンで、Googleドキュメントのホームページ（docs.google.com）を開きます。
- 左上の「+ 新しいドキュメント」をクリックします。
- 空白の文書が開きますので、そこに文字を入力していきます。
スマートフォンの場合は、Googleドキュメントのアプリをインストールし、アプリを開いて「+」ボタンをタップし、「空白」を選択します。
文字を入力する
文書が開いたら、キーボードを使って文字を入力していきます。入力した文字は自動で保存されるので、保存ボタンを押す必要はありません。
文字の装飾をする
文字を選択すると、上部にツールバーが表示されます。ここで以下のような操作ができます。
- 太字、斜体、下線の設定
- 文字の色や背景色の変更
- 文字のサイズやフォントの変更
- 段落の整列やインデントの設定
これらの機能を使って、文書を見やすく整えましょう。
文書を保存・共有する
作成した文書は自動でGoogleドライブに保存されます。共有したい場合は、右上の「共有」ボタンをクリックし、共有したい相手のメールアドレスを入力するか、共有リンクをコピーして送ることができます。
共有の際には、相手に「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」の権限を設定できます。
Googleドキュメントの便利な機能
音声入力で文字を入力する
キーボードを使わずに文字を入力したい場合は、音声入力機能を使いましょう。
- 文書を開き、上部の「ツール」メニューから「音声入力」を選択します。
- 画面左にマイクのアイコンが表示されるので、それをクリックして話し始めます。
- 話した内容が自動で文字として入力されます。
音声入力は、会議の議事録やメモを取る際に便利です。
共同編集でみんなで作業する
Googleドキュメントでは、複数人で同時に文書を編集できます。これにより、チームでの作業がスムーズになります。
- 文書を開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 共有したい相手のメールアドレスを入力し、権限を設定します。
- 相手が文書を開くと、リアルタイムで編集が反映されます。
編集者がどこを編集しているかが色分けされるので、誰がどこを変更しているかが一目でわかります。
コメント機能で意見を交換する
文書に対して意見や質問をしたい場合は、コメント機能を使いましょう。
- コメントしたい部分を選択し、右クリックして「コメント」を選択します。
- コメント欄にメッセージを入力し、「コメント」をクリックします。
コメントには返信することもできるので、意見交換がスムーズに行えます。
PDFやWord形式で保存する
作成した文書は、PDFやWord形式で保存することができます。
- 上部の「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択します。
- 保存したい形式（PDF、Wordなど）を選択します。
これにより、Googleドキュメントを使っていない人ともファイルを共有できます。
よくある質問や疑問
Q. Googleドキュメントは無料で使えますか？
A. はい、GoogleドキュメントはGoogleアカウントをお持ちであれば、誰でも無料で利用できます。
Q. インターネットがないと使えませんか？
A. インターネットがない場合でも、Googleドキュメントのオフライン機能を使うことで、文書の作成・編集が可能です。設定方法については、Googleのヘルプセンターをご参照ください。
Q. 他の人と同時に編集できますか？
A. はい、Googleドキュメントでは複数人で同時に文書を編集できます。編集内容はリアルタイムで反映され、誰がどこを編集しているかがわかります。
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まとめ
Googleドキュメントは、初心者でも簡単に使える文書作成ツールです。基本的な使い方をマスターすれば、文書の作成・編集・共有がスムーズに行えます。さらに、音声入力や共同編集、コメント機能など、便利な機能を活用することで、作業効率がアップします。
もし、この記事を読んで「もっと詳しく知りたい」「使い方がわからない」といった疑問やお悩みがありましたら、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたの疑問を解決するお手伝いをさせていただきます。
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