Googleドキュメントでメニューを作成する方法：初心者でもできる！
皆さん、Googleドキュメントを使っていると、「よく使う機能をもっと簡単に呼び出せたら便利なのに」と思ったことはありませんか？例えば、毎回同じテンプレートを使いたい、特定のフォーマットで文書を作成したい、というときに役立つのが「カスタムメニュー」です。今回は、初心者の方でもわかりやすく、実際に使えるメニューの作り方をご紹介します。
カスタムメニューとは？
Googleドキュメントのイメージ
カスタムメニューとは、Googleドキュメントの上部にあるメニューバーに、自分専用の項目を追加できる機能です。これを使うと、普段よく使う操作やスクリプトをワンクリックで実行できるようになります。例えば、「毎回同じテンプレートを使いたい」「特定のフォーマットで文書を作成したい」といったときに、カスタムメニューを活用すると効率的です。
カスタムメニューを作成する方法
カスタムメニューを作成するには、Google Apps Scriptというツールを使用します。以下の手順で進めてみましょう。
- Googleドキュメントを開きます。
- 上部の「拡張機能」メニューから「Apps Script」を選択します。
- 新しいスクリプトエディタが開きます。そこに以下のコードをコピーして貼り付けます。
function onOpen() {
var ui = DocumentApp.getUi();
ui.createMenu('カスタムメニュー')
.addItem('テンプレート挿入', 'insertTemplate')
.addToUi();
}
function insertTemplate() {
var body = DocumentApp.getActiveDocument().getBody();
body.appendParagraph('ここにテンプレートの内容を挿入');
}
- コードを貼り付けたら、上部の「保存」ボタンをクリックして保存します。
- スクリプトエディタを閉じて、Googleドキュメントに戻ります。
- ページを再読み込みすると、メニューバーに「カスタムメニュー」という新しい項目が追加されているのが確認できます。
これで、カスタムメニューが作成されました。今後は、「カスタムメニュー」から「テンプレート挿入」を選択するだけで、設定したテンプレートの内容を簡単に挿入できるようになります。
さらに便利なカスタマイズ
カスタムメニューは、さらに便利にカスタマイズすることができます。例えば、複数のテンプレートを用意して、メニューから選択できるようにすることも可能です。以下のようにコードを変更してみましょう。
function onOpen() {
var ui = DocumentApp.getUi();
ui.createMenu('テンプレートメニュー')
.addItem('テンプレート1', 'insertTemplate1')
.addItem('テンプレート2', 'insertTemplate2')
.addToUi();
}
function insertTemplate1() {
var body = DocumentApp.getActiveDocument().getBody();
body.appendParagraph('テンプレート1の内容');
}
function insertTemplate2() {
var body = DocumentApp.getActiveDocument().getBody();
body.appendParagraph('テンプレート2の内容');
}
このようにすることで、メニューから「テンプレート1」や「テンプレート2」を選択するだけで、それぞれの内容を簡単に挿入できるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: Google Apps Scriptって難しくないですか？
初めて触れる方には少し難しく感じるかもしれませんが、基本的なコードをコピーして貼り付けるだけで動作します。慣れてくると、自分でコードをカスタマイズする楽しさも感じられるようになります。
Q2: 作成したメニューは他の人にも表示されますか？
作成したカスタムメニューは、同じドキュメントを共有している他のユーザーにも表示されます。ただし、スクリプトを実行する権限が必要な場合がありますので、共有設定で「編集者」に設定しておくことをおすすめします。
Q3: メニューの項目を追加・削除するにはどうすればいいですか？
メニューの項目を追加・削除するには、スクリプトエディタで該当するコードを編集します。例えば、新しい項目を追加するには「.addItem(‘新しい項目’, ‘新しい関数’)」のようにコードを追加します。削除するには、該当する「.addItem」行を削除します。
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まとめ
Googleドキュメントのカスタムメニューを活用することで、普段の作業をより効率的に行うことができます。特に、よく使うテンプレートや操作をメニューに追加することで、作業時間の短縮やミスの防止につながります。初心者の方でも、基本的なコードをコピーして貼り付けるだけで簡単に導入できますので、ぜひ試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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