契約書を作成する際、難しい専門用語や複雑な手続きに不安を感じる方も多いのではないでしょうか。特に、パソコンやスマホに不安がある45歳以上の方々にとって、手軽に契約書を作成できる方法は大変重要です。そこで、Googleドキュメントを活用した契約書作成の方法をご紹介します。
Googleドキュメントで契約書を作成する基本的な手順
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントにアクセスする
まず、インターネットブラウザを開き、Googleドキュメントにアクセスします。Googleアカウントにログインしていない場合は、ログインを行ってください。
新しいドキュメントを作成する
Googleドキュメントのホーム画面で、「空白のドキュメント」をクリックして、新しいドキュメントを作成します。
契約書のタイトルを入力する
新しいドキュメントが開いたら、上部にあるタイトル部分に契約書の名称（例「業務委託契約書」）を入力します。
契約書の内容を入力する
契約書に必要な項目（契約の目的、契約期間、報酬、守秘義務など）を順番に入力していきます。必要に応じて、見出しや箇条書き、番号付きリストなどを活用して、読みやすく整理しましょう。
書式を整える
入力した内容を見やすくするために、フォントの種類やサイズ、太字、斜体、下線などを適切に使用して書式を整えます。
契約書を保存する
作成した契約書は、Googleドキュメントが自動的に保存してくれます。必要に応じて、ファイル名を変更しておくと便利です。
契約書作成時に役立つGoogleドキュメントの機能
変更履歴の表示
契約書の内容を編集した際に、変更履歴を表示することで、どの部分が変更されたかを確認できます。これにより、複数人での編集作業がスムーズになります。
提案モード
提案モードを使用すると、他のユーザーが行った変更を提案として表示できます。これにより、承認前に内容を確認することができます。
コメント機能
契約書の特定の部分に対してコメントを追加することができます。これにより、疑問点や確認事項を共有することができます。
ドキュメントの共有
作成した契約書を他の人と共有することで、共同編集や確認を行うことができます。共有設定で閲覧のみ、コメントのみ、編集可能などの権限を設定できます。
書式をクリアする
他の文書からコピーした内容が不要な書式を含んでいる場合、「表示形式」→「書式をクリア」を選択することで、余分な書式を取り除くことができます。
Googleドキュメントで電子署名を行う方法
契約書に署名を追加することで、契約の成立を確認することができます。Googleドキュメントでは、以下の方法で電子署名を行うことができます。
Googleドローイングを使用する
Googleドキュメントに「挿入」→「図形描画」→「新規」を選択し、ドローイングツールを開きます。そこで、署名を手書きで描き、「保存して閉じる」を選択すると、署名がドキュメントに挿入されます。
電子署名画像を挿入する
事前に作成した電子署名の画像ファイルを、Googleドキュメントに「挿入」→「画像」→「アップロード」から挿入することができます。
アドオンを使用する
Google Workspace Marketplaceから「Sign.Plus」などのアドオンをインストールし、ドキュメント内で電子署名を追加することができます。これにより、署名プロセスが効率化されます。
よくある質問や疑問
Q1: Googleドキュメントで作成した契約書は法的に有効ですか？
はい、Googleドキュメントで作成した契約書も、署名や日付などの要件を満たしていれば、法的に有効です。ただし、高額な取引や重要な契約の場合は、専門家に相談することをおすすめします。
Q2: 電子署名にはどのような方法がありますか？
電子署名には、手書きで署名を描く方法、署名画像を挿入する方法、専用のアドオンを使用する方法などがあります。契約の重要性や相手先の要件に応じて、適切な方法を選択してください。
Q3: Googleドキュメントで作成した契約書を印刷することはできますか？
はい、Googleドキュメントで作成した契約書は、ファイルメニューから「印刷」を選択することで、印刷することができます。また、PDF形式で保存してから印刷することも可能です。
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まとめ
Googleドキュメントを活用することで、契約書の作成や電子署名が手軽に行えます。特に、パソコンやスマホに不安がある方でも、直感的な操作で契約書を作成することができます。ぜひ、この方法を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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