Googleドキュメントでの同時編集方法と設定ガイド：初心者でも安心！

パソコンやスマホで文書をみんなで同時に編集できる「Googleドキュメント」。でも、どうやって使うのか、設定は難しくないか心配ですよね。特に、パソコンやスマホにあまり詳しくない方には、操作がわかりにくいかもしれません。そこで、今回は初心者の方でも安心して使えるように、Googleドキュメントの同時編集方法と設定について、わかりやすくご紹介します。

Googleドキュメントで同時編集するための準備

Googleドキュメントのイメージ

まずは、Googleドキュメントを使うための準備から始めましょう。

Googleアカウントを作成する

Googleドキュメントを利用するには、Googleアカウントが必要です。Gmailを使っている方は、そのアカウントでログインできます。まだアカウントをお持ちでない方は、Googleの公式サイトから無料で作成できます。

Googleドキュメントにアクセスする

アカウントを作成したら、Googleドキュメントにアクセスしましょう。パソコンの場合は、ブラウザを開いて「Googleドキュメント」と検索するか、Googleのトップページから「ドライブ」を選択し、「新規作成」から「Googleドキュメント」を選びます。スマホの場合は、Googleドキュメントのアプリをインストールして開きます。

同時編集を始める方法

準備が整ったら、いよいよ同時編集を始めましょう。

ドキュメントを作成する

新しいドキュメントを作成するには、Googleドキュメントを開いて「空白」を選択します。これで新しい文書が作成されます。

共有設定を行う

ドキュメントを他の人と共有するには、画面右上の「共有」ボタンをクリックします。表示されるウィンドウで、共有したい相手のメールアドレスを入力し、権限を設定します。権限には以下の3種類があります

権限を設定したら、「送信」ボタンをクリックして共有します。

リアルタイムで編集を開始する

共有された相手がドキュメントを開くと、リアルタイムで同時に編集が可能になります。編集内容は瞬時に反映され、誰がどこを編集しているかが色付きのカーソルで表示されます。これにより、複数人での作業がスムーズに進みます。

便利な機能の使い方

Googleドキュメントには、同時編集をさらに便利にする機能がいくつかあります。

コメント機能

文書内で気になる部分があれば、その部分を選択して右クリックし、「コメント」を選びます。コメント欄が表示されるので、そこにメッセージを入力します。これにより、他の編集者と意見交換ができます。

提案モード

文書を編集する際、直接変更するのではなく、提案として表示させることができます。これを「提案モード」と呼びます。提案モードにするには、画面右上の鉛筆アイコンをクリックし、「提案」を選択します。これにより、変更内容が提案として表示され、他の編集者が承認するまで反映されません。

編集履歴の確認

文書の変更履歴を確認するには、「ファイル」メニューから「変更履歴」を選択します。これにより、誰がどのような変更を行ったかを確認でき、必要に応じて以前の状態に戻すことができます。

よくある質問

Q1: Googleアカウントを持っていない人と共有できますか？

はい、Googleアカウントを持っていない人とも共有できます。ただし、その場合、相手は「閲覧者」や「コメント可」の権限でのみアクセスでき、編集はできません。編集権限を与えるには、相手にGoogleアカウントを作成してもらう必要があります。

Q2: 共有した文書を後から削除するにはどうすればいいですか？

共有を停止するには、文書を開き、「共有」ボタンをクリックします。共有設定の画面で、共有相手の名前の横にある「×」ボタンをクリックすると、その相手との共有が解除されます。

Q3: 共有した文書の権限を変更するにはどうすればいいですか？

共有設定の画面で、共有相手の名前の横にある権限の欄をクリックし、表示されるメニューから新しい権限を選択します。これにより、相手の権限を変更することができます。

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まとめ

Googleドキュメントを使えば、複数人で同時に文書を編集することができます。共有設定や権限管理を適切に行うことで、スムーズな共同作業が可能になります。初心者の方でも、上記の手順を参考にして、ぜひ活用してみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。