Googleドキュメントを使っていると、「この資料を他の人と共有したいな」と思うこと、ありますよね？でも、どうやって共有すればいいのか、ちょっと不安になることも。
今回は、パソコンやスマホをあまり使い慣れていない方でも安心してできる、Googleドキュメントのリンク共有方法をご紹介します。これを読めば、誰でも簡単に共有できるようになりますよ！
Googleドキュメントのリンク共有とは？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントのリンク共有とは、作成した文書のURL（リンク）を他の人に送ることで、その人がインターネットを通じて文書を閲覧・編集・コメントできるようにする方法です。
例えば、旅行の計画を家族と共有したいときや、仕事の資料を同僚と共有したいときに便利です。リンクを送るだけで、相手が簡単にアクセスできるので、とても効率的ですよ。
パソコンでの共有方法
パソコンでGoogleドキュメントを共有する手順は以下の通りです。
- Googleドキュメントを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「リンクを取得」の部分で「リンクを知っている全員」に設定します。
- 権限を「閲覧者」「コメント可」「編集者」から選択します。
- 「リンクをコピー」をクリックし、コピーしたリンクをメールやメッセージで送信します。
これで、相手は送られたリンクをクリックするだけで、指定した権限で文書にアクセスできるようになります。
スマホでの共有方法
スマホでもGoogleドキュメントの共有は簡単にできます。AndroidとiPhoneでの手順をご紹介します。
Androidの場合
- Googleドキュメントアプリを開き、共有したい文書を選択します。
- 右上の「︙」アイコンをタップし、「共有」を選択します。
- 「リンクを知っている全員」に設定し、権限を選択します。
- 「リンクをコピー」をタップし、コピーしたリンクを送信します。
iPhoneの場合
- Googleドキュメントアプリを開き、共有したい文書を選択します。
- 右上の「︙」アイコンをタップし、「共有とエクスポート」を選択します。
- 「リンクを知っている全員」に設定し、権限を選択します。
- 「リンクをコピー」をタップし、コピーしたリンクを送信します。
これで、スマホからでも簡単に共有できますよ。
共有時の注意点
共有リンクを使用する際は、以下の点に注意しましょう。
- 権限設定: 相手に必要な権限のみを付与しましょう。編集権限を与えると、相手が文書を変更できてしまうため、慎重に設定してください。
- リンクの管理: リンクを知っている全員がアクセスできる設定にすると、リンクを受け取った人なら誰でもアクセス可能となります。機密性の高い情報を共有する際は、特定のユーザーにのみ共有する設定をおすすめします。
- アクセスの確認: 共有した文書のアクセス状況は、Googleドライブで確認できます。共有アイコンが表示されているファイルは、他の人と共有されています。
これらの点に気をつけることで、安全に共有できますよ。
よくある質問や疑問
Q1: 共有リンクを送った相手がアクセスできない場合、どうすればいいですか？
共有リンクの権限設定が「リンクを知っている全員」に設定されているか確認してください。また、相手がGoogleアカウントにログインしていない場合でもアクセスできるように、「リンクを知っている全員」に設定することをおすすめします。
Q2: 共有リンクを送った後にアクセス権限を変更したい場合、どうすればいいですか？
Googleドキュメントを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。共有設定画面で、相手の名前の横にある権限を変更することで、アクセス権限を変更できます。
Q3: 共有した文書を後から削除したい場合、どうすればいいですか？
Googleドライブを開き、共有した文書を右クリックし、「削除」を選択します。削除された文書はゴミ箱に移動しますので、ゴミ箱から完全に削除することで、他の人のアクセスを防ぐことができます。
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まとめ
Googleドキュメントのリンク共有は、誰でも簡単にできる便利な機能です。権限設定を適切に行い、リンクの管理に注意すれば、安全に情報を共有できます。パソコンやスマホをあまり使い慣れていない方でも、手順に沿って操作すれば問題ありません。
もし他にも疑問やお悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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