Googleドキュメントで簡単に承認フローを作成する方法

2025.09.25

Googleドキュメントを使って、チームでの文書作成や確認をスムーズに進めたいと考えていませんか？特に、パソコンやスマホに不安がある45歳以上の方々にとって、難しい操作は避けたいものです。そこで、初心者でも安心して使える「承認フロー」の作り方をご紹介します。

Googleドキュメントで承認フローを作るための基本ステップ

Googleドキュメントのイメージ

Googleドキュメントには「提案モード」という機能があります。これは、文書を直接編集するのではなく、変更提案として表示するモードです。これにより、誰がどの部分を変更したのかが一目でわかり、承認作業がスムーズになります。

例えば、会議の議事録を作成する際、参加者全員が提案モードでコメントを入れることで、内容の確認や修正が容易になります。

文書内の特定の部分にコメントを追加することで、意見交換や確認事項を明確にできます。コメントには返信機能もあり、リアルタイムでの意見交換が可能です。

例えば、資料の内容について疑問が生じた場合、その箇所にコメントを追加し、関係者と意見を交換することができます。

文書を共有する際、閲覧者や編集者の権限を適切に設定することが重要です。承認者には「編集者」権限を、確認者には「閲覧者」権限を付与することで、文書の管理がしやすくなります。

また、共有リンクを使用することで、特定の人とだけ文書を共有することも可能です。

提案モードでは、変更内容が提案として表示され、実際の文書には反映されません。編集モードでは、変更が直接文書に反映されます。承認フローでは、提案モードを使用することで、変更内容を確認しやすくなります。

文書内の特定の部分を選択し、右クリックまたは上部メニューの「挿入」から「コメント」を選択します。コメントを入力し、関係者と意見交換を行います。

GoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートを連携させることで、データの自動転記やレポートの自動作成が可能になります。これにより、承認フローの効率化が図れます。

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Googleドキュメントを活用することで、初心者でも簡単に承認フローを作成できます。提案モードやコメント機能を上手に使い、チームでの文書作成や確認作業をスムーズに進めましょう。

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