Googleドキュメントを使っていると、他の人と情報を共有したくなることがありますよね。でも、「どうやって共有すればいいのか」「どんな設定をすればいいのか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。特に、パソコンやスマホにあまり詳しくない方にとっては、操作が難しく感じるかもしれません。
そこで今回は、Googleドキュメントでの情報共有方法を、初心者の方にもわかりやすく、親しみやすい言葉で解説します。これを読めば、誰でも簡単に共有できるようになりますよ！
Googleドキュメントで情報を共有するには？
Googleドキュメントのイメージ
まず、Googleドキュメントで情報を共有する方法を見ていきましょう。
共有したいドキュメントを開く
Googleドキュメントを開き、共有したい文書を選びます。
「共有」ボタンをクリック
画面右上にある「共有」ボタンをクリックします。
共有相手のメールアドレスを入力
表示された画面で、「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
権限を設定
共有相手に与える権限を選びます。権限には以下の3種類があります。
- 閲覧者ドキュメントを閲覧できます。
- 閲覧者（コメント可）ドキュメントを閲覧し、コメントを追加できます。
- 編集者ドキュメントを編集できます。
共有を完了
必要に応じて、相手に通知を送ることもできます。設定が完了したら、「送信」ボタンをクリックして共有を完了します。
リンクを使って共有する方法
特定の相手だけでなく、多くの人と情報を共有したい場合は、リンクを使って共有する方法もあります。
「リンクをコピー」をクリック
先ほどの「共有」画面で、「リンクをコピー」ボタンをクリックします。
リンクのアクセス設定を変更
「一般的なアクセス」の欄で、「リンクを知っている全員」を選択します。
権限を設定
リンクを知っている人に与える権限を選びます。先ほどと同様に、「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の中から選びます。
リンクを共有
コピーしたリンクを、メールやメッセージで共有したい相手に送ります。これで、リンクを受け取った人がアクセスできるようになります。
共同編集の便利な機能
Googleドキュメントでは、複数の人と同時に編集することができます。これを「共同編集」と言います。共同編集をより便利にするための機能を紹介します。
提案モード
提案モードでは、編集内容が直接反映されるのではなく、「提案」として表示されます。これにより、他の人が提案した内容を確認し、承認するかどうかを決めることができます。
コメント機能
ドキュメント内の特定の部分に対して、コメントを追加することができます。これにより、意見交換や質問がしやすくなります。
変更履歴の確認
ドキュメントの変更履歴を確認することで、過去の編集内容を確認したり、元の状態に戻したりすることができます。
よくある質問や疑問
Q1: Googleアカウントを持っていない相手にも共有できますか？
はい、できます。リンク共有を使えば、Googleアカウントを持っていない相手にもファイルを共有できます。ただし、相手がファイルを編集できるようにするには、相手にメールアドレスを入力して共有する必要があります。
Q2: 共有したファイルのアクセス履歴は確認できますか？
無料版のGoogleドライブでは、誰がいつファイルを閲覧したかの履歴を確認することはできません。ビジネス利用の場合は、Google Workspaceを利用すると、アクセス履歴を確認できる機能があります。
Q3: 共有設定を変更したい場合、どうすればいいですか？
共有設定を変更するには、再度「共有」ボタンをクリックし、設定画面から変更したい内容を修正してください。例えば、共有相手の権限を変更したり、共有を解除したりすることができます。
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まとめ
Googleドキュメントでの情報共有は、思っているよりも簡単にできます。特に、パソコンやスマホに詳しくない方でも、上記の手順を参考にすれば、スムーズに共有できるようになります。
もし、この記事を読んで「もう少し詳しく知りたい」「操作がうまくいかない」と感じた方がいれば、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたの疑問やお悩みを一緒に解決しましょう！
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