「毎回同じ内容の書類を手動で作成するのが面倒」「スプレッドシートのデータを使って契約書や申請書を一括で作成したい」そんなお悩みをお持ちの方へ。Googleドキュメントを自動で作成できるスクリプト（Google Apps Script、略してGAS）を使えば、これらの作業がぐっと楽になります。
この記事では、パソコンやスマホの操作に不安がある45歳以上の方でも安心して取り組めるよう、わかりやすく解説します。実際に手を動かしながら、Googleドキュメントの自動作成を体験してみましょう。
Googleドキュメント スクリプト作成の基本ステップ
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントのテンプレートを作成する
まずは、定型的に使いたい書類のテンプレートをGoogleドキュメントで作成します。例えば、契約書や申請書などです。テンプレートには、後で差し込みたい情報を{{名前}}や{{契約日}}のように、わかりやすいタグで記入しておきます。
Google Apps Scriptエディタを開く
次に、Googleドライブやスプレッドシートから「拡張機能」→「Apps Script」を選択して、スクリプトエディタを開きます。ここで、実際に自動化するためのコードを記述します。
スクリプトを記述する
以下のようなスクリプトを記述します。このスクリプトは、テンプレートをコピーし、指定したタグを実際のデータで置き換えるものです。
javascript
function createDoc() {
const templateId = 'テンプレートドキュメントのID';
const folderId = '保存先フォルダのID';
const copy = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy('作成されたドキュメント', DriveApp.getFolderById(folderId));
const doc = DocumentApp.openById(copy.getId());
const body = doc.getBody();
body.replaceText('{{名前}}', '山田太郎');
body.replaceText('{{契約日}}', '2025年5月1日');
body.replaceText('{{内容}}', '業務委託契約');
doc.saveAndClose();
}
このコードでは、テンプレートドキュメントをコピーし、{{名前}}、{{契約日}}、{{内容}}のタグを実際のデータで置き換えています。
スクリプトを実行する
スクリプトを記述したら、エディタの上部にある再生ボタンをクリックして実行します。これで、指定した内容のGoogleドキュメントが自動で作成されます。
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Googleドキュメント スクリプト作成の活用例
スプレッドシートのデータから一括でドキュメントを作成する
スプレッドシートに入力されたデータをもとに、複数のGoogleドキュメントを一括で作成することができます。例えば、社員名簿をもとに、各社員の契約書を自動で作成することが可能です。
javascript
function createDocsFromSheet() {
const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('シート1');
const data = sheet.getDataRange().getValues();
const templateId = 'テンプレートドキュメントのID';
const folderId = '保存先フォルダのID';
data.forEach(row => {
const copy = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy(row + 'の契約書', DriveApp.getFolderById(folderId));
const doc = DocumentApp.openById(copy.getId());
const body = doc.getBody();
body.replaceText('{{名前}}', row);
body.replaceText('{{契約日}}', row);
body.replaceText('{{内容}}', row);
doc.saveAndClose();
});
}
このスクリプトでは、スプレッドシートの各行のデータをもとに、契約書を一括で作成しています。
定期的な書類作成を自動化する
毎月決まった書類を作成する業務も、スクリプトを使えば自動化できます。例えば、月初めに社員全員の勤務表を自動で作成するなどの業務がこれに該当します。
よくある質問や疑問
Q1: スクリプトの実行に失敗する場合、どうすればよいですか？
スクリプトの実行に失敗する場合、以下の点を確認してください。
- テンプレートドキュメントのIDや保存先フォルダのIDが正しいか
- スクリプトの権限設定が適切か
- Googleドキュメントやスプレッドシートが正しく設定されているか
これらを確認し、再度実行してみてください。
Q2: スクリプトを定期的に実行するにはどうすればよいですか？
スクリプトを定期的に実行するには、スクリプトエディタの「トリガー」機能を使用します。これにより、指定した日時や間隔で自動的にスクリプトを実行することができます。
まとめ
Googleドキュメントのスクリプト作成を活用すれば、手間のかかる書類作成業務を効率化できます。特に、定型的な内容の書類を大量に作成する場合に効果的です。初めての方でも、テンプレートの作成からスクリプトの記述、実行までを順を追って行えば、スムーズに自動化を実現できます。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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