「海外の取引先から英語の契約書が届いたけど、どう読めばいいのか不安…」
「英語のニュース記事を読んでみたいけど、英語が苦手で…」
そんなお悩みを抱えているあなたに朗報です！
実は、普段使っているGoogleドキュメントには、文書全体を丸ごと翻訳できる便利な機能が備わっているんです。
しかも、操作はとっても簡単。パソコンが得意でない方でも、数クリックで翻訳が完了しますよ。
Googleドキュメントの自動翻訳機能とは？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントには、「ドキュメントの翻訳機能」というツールが組み込まれています。
これを使うと、開いている文書を指定した言語に丸ごと翻訳してくれるんです。
例えば、日本語の文書を英語に翻訳したり、逆に英語の文書を日本語に翻訳したりできます。
初心者でもできる！翻訳の手順
難しそうに思えるかもしれませんが、実際はとても簡単です。
以下の手順で、誰でもすぐに翻訳できます。
- Googleドキュメントを開く
- 上部のメニューから「ツール」をクリック
- 「ドキュメントの翻訳」を選択
- 新しいドキュメントのタイトルを入力（例「契約書（英語版）」）
- 翻訳したい言語を選択（例「英語」）
- 「翻訳」ボタンをクリック
すると、新しいタブで翻訳された文書が開きます。
元の文書はそのまま残るので、何度でも試すことができますよ。
翻訳機能のポイントと注意点
ポイント
- 元のレイアウトや書式（太字、見出し、箇条書きなど）がほぼそのまま保持されます。
- Google翻訳の技術を使用しているため、自然な翻訳が期待できます。
- 手軽に多言語の資料を作成できます。
注意点
- 専門用語や固有名詞、慣用句などでは、翻訳が不自然になることがあります。
- レイアウトが複雑な場合、翻訳後に多少のズレが生じることがあります。
- 重要な契約書や公式文書など、高い正確性が求められる場合は、プロの翻訳者による確認が必要です。
こんな時に役立つ！活用シーン
1. 海外からの資料やレポートの内容把握
取引先やパートナーから送られてきた外国語の契約書や市場レポートなどを、日本語に翻訳して内容を素早く理解できます。
2. 多言語会議の準備資料作成
国際会議やウェビナーの資料を、参加者の言語に合わせて簡易的に多言語化する際に活用できます。
3. 社内向け多言語マニュアル・ガイド作成の第一歩
多国籍な従業員向けに、社内マニュアルやガイドラインを多言語化する際の初期翻訳として利用できます。
4. メールの長文内容の理解と返信ドラフトの作成
Gmailの翻訳機能では対応しきれないような、メールに添付された長文のテキストファイルを翻訳し、内容を理解した上で、返信のドラフトを日本語で作成し、それを再度AI翻訳にかける、といった連携も可能です。
よくある質問や疑問
Q1. Googleドキュメントの翻訳機能は無料で使えますか？
はい、Googleドキュメントの翻訳機能は無料で利用できます。Googleアカウントさえあれば、誰でもアクセス可能です。
Q2. 翻訳後の文書はどこに保存されますか？
翻訳後の文書は、Googleドライブ内に自動で保存されます。元の文書と同じフォルダ内に保存されるので、簡単にアクセスできます。
Q3. 翻訳機能はスマートフォンでも使えますか？
現在、Googleドキュメントの翻訳機能はパソコン版での利用が推奨されています。スマートフォンでは一部機能が制限されている場合がありますので、パソコンでの利用をおすすめします。
まとめ
Googleドキュメントの自動翻訳機能を活用すれば、英語の資料も怖くありません。
手軽に多言語の資料を作成できるこの機能を、ぜひ日常の業務や学習に役立ててください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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