Googleドキュメントで「コメント権限」をうまく使いこなす方法

Googleドキュメントを使っていると、「コメント権限」って何だろう？と疑問に思ったことはありませんか？特に、パソコンやスマホに詳しくない方にとっては、難しく感じるかもしれません。でも安心してください。この記事では、コメント権限の基本から、実際の使い方、注意点まで、わかりやすくお伝えします。

コメント権限って何？

Googleドキュメントのイメージ

まず、Googleドキュメントには3つの主な権限があります。

特に、「閲覧者（コメント可）」は、内容を変更せずに意見や質問を伝えるのに便利な権限です。例えば、資料を共有して「この部分、もう少し詳しく書いてほしいな」と思ったときに、直接編集せずにコメントで伝えることができます。

コメント権限の設定方法

では、実際に「閲覧者（コメント可）」の権限を設定する方法を見てみましょう。

これで、指定した相手はドキュメントを閲覧し、コメントを追加できるようになります。

コメントの使い方と活用法

コメント機能をうまく活用すると、共同作業がスムーズになります。

• 意見や質問を伝えるドキュメントの内容について、気になる点や質問をコメントで伝えましょう。
• 他の人のコメントに返信する他の人がコメントした内容に対して、自分の意見や回答をコメントで返信できます。
• コメントを解決済みにする対応が終わったコメントは「解決済み」としてマークすると、ドキュメントが整理されます。

例えば、資料を作成しているときに、「この部分、もっと詳しく説明してほしい」と思ったら、その部分にコメントを追加して、作成者に伝えることができます。作成者はそのコメントを見て、必要に応じて内容を修正します。

注意点とおすすめの使い方

コメント権限を使う際の注意点と、おすすめの使い方を紹介します。

• 不要なコメントは削除する不要なコメントが残っていると、ドキュメントが見づらくなります。必要なくなったコメントは削除しましょう。
• コメントの返信は適切に行うコメントに対する返信は、明確で具体的に行うと、誤解を防げます。
• コメントを解決済みにするタイミングを決めるコメントに対応したら、早めに「解決済み」としてマークしましょう。これにより、進捗がわかりやすくなります。

例えば、コメントで「この部分、もう少し詳しく書いてほしい」と伝えた場合、作成者がその部分を修正したら、「解決済み」としてマークすることで、修正が完了したことがわかります。

よくある質問や疑問

Q1: コメント権限を持っているのに、コメントができません。

コメント機能は、ドキュメントが「閲覧者（コメント可）」または「編集者」に設定されている場合に利用できます。権限が適切に設定されているか確認してください。

Q2: コメントを追加したら、相手に通知が届きますか？

はい、コメントを追加すると、相手に通知が届きます。ただし、通知設定によっては届かない場合もあるので、相手に確認してもらいましょう。

Q3: コメントを削除したいのですが、どうすればいいですか？

コメントを削除するには、コメントの右上にある「…」をクリックし、「削除」を選択します。自分が追加したコメントであれば削除できます。

まとめ

Googleドキュメントの「コメント権限」は、内容を変更せずに意見や質問を伝えるのに便利な機能です。適切に活用することで、共同作業がスムーズになり、コミュニケーションが円滑になります。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。