Googleドキュメントの編集権限を初心者でもわかりやすく解説！

Googleドキュメントを使っていて、「編集権限って何だろう？」「誰にどんな権限を渡せばいいの？」と感じたことはありませんか？特に、パソコンやスマホの操作に自信がない方にとっては、少し難しく思えるかもしれません。でも大丈夫！今回は、そんな初心者の方にもわかりやすく、Googleドキュメントの編集権限についてお伝えします。

編集権限とは？

Googleドキュメントのイメージ

Googleドキュメントでは、他の人と一緒に文書を作成・編集することができます。その際、誰が何をできるかを決めるのが「編集権限」です。これをうまく使うことで、スムーズに共同作業ができます。

権限の種類と使い分け

Googleドキュメントには、主に3つの権限があります。それぞれの特徴を見てみましょう。

権限を設定する方法

Googleドキュメントで他の人と文書を共有する際の手順は以下の通りです。

これで、指定した相手に文書を共有することができます。

提案モードとコメント機能の活用

共同編集をする際、直接文書を変更するのではなく、提案やコメントを通じて意見を伝えることができます。

• 提案モード文書の内容を変更するのではなく、変更案を提案することができます。提案された内容は、文書のオーナーが承認するまで反映されません。
• コメント機能文書の特定の部分に対して、意見や質問をコメントとして追加できます。コメントは他の人と共有され、返信を通じてコミュニケーションが取れます。

これらの機能を使うことで、誤って内容を変更してしまうリスクを減らし、円滑なコミュニケーションが可能になります。

よくある質問や疑問

Q1: 編集権限を持っていないと、文書を変更できないのですか？

はい、編集権限を持っていない場合、文書の内容を直接変更することはできません。ただし、コメント機能や提案モードを使って、意見やアドバイスを伝えることは可能です。

Q2: 提案モードでの変更は、誰が確認するのですか？

提案モードでの変更は、文書のオーナーまたは編集権限を持つ人が確認し、承認することができます。承認された変更は、文書に反映されます。

Q3: 閲覧者権限でもコメントはできますか？

はい、閲覧者権限でも「コメント可」の設定がされていれば、文書にコメントを追加することができます。

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まとめ

Googleドキュメントの編集権限を適切に設定することで、共同作業がスムーズに進みます。特に、提案モードやコメント機能を活用することで、誤って内容を変更してしまうリスクを減らし、円滑なコミュニケーションが可能になります。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。