Googleドキュメントを使っていると、他のアカウントと共有したい場面が出てきますよね。でも、「どうやって別のアカウントと共有するのか？」と悩んでいる方も多いはず。特にパソコンやスマホに不安がある方には、ちょっとした操作でも戸惑ってしまうことも。今回は、初心者でも簡単にできるGoogleドキュメントの共有方法を、わかりやすくご紹介します！
Googleドキュメントの共有方法とは？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントの「共有」は、実はとても簡単です。でも、最初にやるときは少し戸惑ってしまうこともありますよね。ここでは、まず基本の「共有方法」をステップごとに解説します。
共有したいドキュメントを開く
まずは、Googleドキュメントを開いて、共有したいファイルを選びます。もしまだドキュメントを作成していなければ、新しく作成しておきましょう。
右上の「共有」ボタンをクリック
ドキュメントの右上に「共有」と書かれた青いボタンがあります。これをクリックすると、共有設定が開きます。
共有したい相手のメールアドレスを入力
共有したい相手のメールアドレスを入力します。その相手に「閲覧」「コメント」「編集」などの権限を設定できるので、どのレベルのアクセスを許可するかを選んでください。
「送信」ボタンを押す
設定が終わったら、「送信」ボタンを押して完了です。相手にはメールが届き、Googleドキュメントをアクセスできるようになります。
初心者にもわかる！共有設定の注意点
「ドキュメントを共有するだけでしょ？」と思うかもしれませんが、実は共有設定にはいくつか注意すべきポイントがあります。初心者でも簡単に間違えないように、以下のポイントを押さえておきましょう。
誰でもアクセスできる状態にしない
ドキュメントを「リンクを知っている全員に公開」する設定を選ばないように注意しましょう。この設定だと、知らない人でもアクセスできてしまう危険があります。
権限の設定を確認
相手に「編集」「コメント」「閲覧」の権限を付与する際、間違って編集権限を与えてしまうこともあります。意図しない変更をされないよう、しっかり確認してください。
共有リンクの管理
共有リンクを送るとき、誤ってリンクを送った場合でも後から「リンクの設定」を変更できます。万が一間違えて誰かに送ってしまった場合も、すぐに設定を見直せるので安心です。
他のアカウントでのアクセス方法
今度は、実際に相手のアカウントでアクセスする方法について説明します。もし他のアカウントを使っている場合でも、スムーズにアクセスできる方法を知っておくと便利ですよ！
受け取ったメールからアクセス
ドキュメントを共有すると、相手のメールアドレスに通知が届きます。そのメールに記載されたリンクをクリックすると、簡単にドキュメントを開くことができます。
Googleドキュメント内からアクセス
Googleドキュメントにログインした後、「共有ドキュメント」セクションからもアクセス可能です。この方法であれば、直接Googleドライブに保存されている他のドキュメントと一緒に管理できます。
よくある質問や疑問
Q1: 共有したドキュメントを相手が編集できない場合、どうすればいい？
もし、相手がドキュメントを編集できない場合、まずは「権限設定」を確認しましょう。相手が「閲覧」しかできない設定になっているかもしれません。その場合、「編集」の権限に変更してあげると問題が解決します。
Q2: ドキュメントを他の人と同時に編集できるようにするには？
Googleドキュメントでは、複数人が同時に編集することができます。同時編集をする場合は、まず全員に「編集」の権限を付与しましょう。その後、ドキュメント上でリアルタイムに他の人がどこを編集しているのかも確認できます。
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まとめ
Googleドキュメントの共有方法は、実際にやってみるととても簡単です。ドキュメントを作成したら、共有ボタンをクリックし、相手のメールアドレスを入力するだけで、簡単に情報を共有できます。また、権限設定に注意しながら、相手が編集できるように設定を調整しておくと安心です。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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