安全に安心！Googleドキュメントの編集リンクとパスワード設定を、初心者でもわかりやすく

まず、ざっくりお伝えしますね。Googleドキュメントには、直接パスワードをかける機能はありません。でも、「編集リンク」を誰でも使えるようにするのは危ないので、「共有設定」を工夫したり、パスワード付きファイルに変えてから送る方法が安心なんですよ。

安心して使えるようになるまで、ゆっくりお話ししていきますね。

Googleドキュメントにパスワードはかけられない仕組み

Googleドキュメントのイメージ

どうして直接パスワードが設定できないの？

Googleドキュメントには、残念ながら「パスワードで開かせる」仕組みはありません。だから、直接パスワードを設定することはできないんですよ。でも、安心してください。別の方法でしっかり守ることはできます。

じゃあ、どうやって守ればいいの？

既存の記事では、ふたつの方法が紹介されていました

このどちらも、初心者の方にも実はとても使いやすい方法なんです。

おすすめの方法共有設定で安全にする

共有リンクを制限するってどういうこと？

たとえば、リンクを知っている人なら誰でも編集できるようになっていると、うっかり見せたくない人にも見られてしまうことがあります。でも、リンクを知っているだけでは開けないように設定できます。

具体的には、共有ダイアログでアクセス制限を「制限付き」にすると、指定したGoogleアカウントの人だけ開けるようになります。そして、権限も「閲覧」だけにすれば、編集できなくて安心ですね。

具体的な設定の手順（画面をほとんど見ないでできる安心ガイド）

こうすれば、あなたが許可した人だけが見られて、しかも勝手に編集もできません。とっても安全です。

他の方法ファイル形式に変えてパスワードをかける

どうやって準備するの？

この方法はちょっぴり手順が増えますが、パスワード付きのPDFやWordファイルなら安心ですよ。

• まずGoogleドキュメントを「PDF」や「Word（.docx）」形式でダウンロードします。
• ダウンロードしたファイルを、WordやAdobe Acrobatなどで開いて、そこでパスワードを設定します。
• パスワード付きファイルをGoogleドライブにアップして、共有したい相手に送ります。

こうすれば、リンクが誰かに渡っても、パスワードを知らない人は開けません。特に機密性の高い書類を送るときに便利です。

初心者の方が気になるあれこれ

よくある質問や疑問

Q: 「リンクを知っている全員」にしてもいいの？

いいえ、それは危ないです。リンクさえあれば誰でもアクセスできてしまうので、うっかり拡散すると困ったことになりますよ。特に公開前の書類などは、必ず「制限付き」にして送りたい相手だけ指定しましょう。

Q: パスワード付きPDFにしたら、編集できなくなる？

そうですね。PDFは編集がそもそも難しい形式ですし、パスワードをかけるとさらに開くだけで一手間増えます。すぐ編集してもらいたい場合は、最初の「共有制限」方式のほうが便利です。

Q: Word形式でパスワードをかけたらメールで送っても大丈夫？

はい、安全性は上がります。ただ、相手もWordを開ける環境であることが必要です。スマホでは難しいこともあるので、その人が見られるか、不安ならPDFにするのがおすすめですよ。

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まとめと呼びかけ

最後に大事なポイントをおさらいしますね。

• Googleドキュメントにはパスワード設定機能はないけれど、共有設定を「制限付き」にするだけで十分安全にできる
• もっとしっかり守りたいときは、一旦PDFやWordにしてからパスワードをかける方法もある
• どちらも操作はそれほど難しくないので、まずは無理のない方法から試してみましょう

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