Googleドキュメントを使っていると、他の人とファイルを共有したい場面が出てきますよね。でも、「どうやって共有するの？」と戸惑うことも多いはず。特に、パソコンやスマホに自信がない方には、操作が難しく感じるかもしれません。そこで今回は、Googleドキュメントの共有設定について、初心者の方にもわかりやすく解説します。
Googleドキュメントの共有設定とは？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントの共有設定とは、自分が作成したドキュメントを他の人と共有するための仕組みです。これにより、同僚や友人と一緒に文書を編集したり、意見を交換したりすることができます。
共有の方法は大きく分けて3つ
ここがポイント！
- 特定の人と共有するメールアドレスを入力して、相手にアクセス権を与えます。
- リンクを知っている人と共有するリンクを送ることで、誰でもアクセスできるようにします。
- 共有を解除する他の人との共有を停止します。
Googleドキュメントの共有設定手順
特定の人と共有する方法
- Googleドキュメントを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手の権限を設定します。「閲覧者」「コメント可」「編集者」から選べます。
- 必要に応じてメッセージを入力し、「送信」をクリックします。
リンクを知っている人と共有する方法
- 「共有」ボタンをクリックし、「リンクを知っている全員」に設定します。
- リンクの権限を設定します。
- 「リンクをコピー」をクリックし、そのリンクを共有したい相手に送ります。
共有を解除する方法
- 「共有」ボタンをクリックし、「共有設定を管理」を選択します。
- 共有を解除したい相手の横にある「削除」アイコンをクリックします。
共有設定の注意点とコツ
権限の使い分け
- 閲覧者ファイルを読むことができますが、編集やコメントはできません。
- コメント可ファイルを読み、コメントを追加できますが、編集はできません。
- 編集者ファイルを読み、コメントを追加し、編集もできます。
共有リンクの設定に注意
リンクを共有する際は、アクセス権限を適切に設定しましょう。特に「リンクを知っている全員」に設定すると、誰でもアクセスできる状態になるため、注意が必要です。
共有の有効期限を設定する
共有に有効期限を設定することで、指定した期間が過ぎると自動的に共有が解除されます。これにより、セキュリティを強化できます。
よくある質問や疑問
Q1: 共有したドキュメントを後から編集できるようにするには？
共有設定画面で、相手の権限を「編集者」に変更することで、後からでも編集できるようになります。
Q2: 共有リンクを送った相手がアクセスできない場合は？
リンクの権限設定が「制限付き」になっている可能性があります。設定を「リンクを知っている全員」に変更し、再度リンクを送ってみてください。
Q3: 共有を解除した後、相手が再度アクセスできないようにするには？
共有設定画面で、相手の権限を「削除」することで、再度アクセスできないようにできます。
まとめ
Googleドキュメントの共有設定は、最初は少し戸惑うかもしれませんが、基本的な手順を覚えれば簡単に使いこなせます。特に、パソコンやスマホに自信がない方でも、上記の手順を参考にしていただければ、安心して共有設定ができるようになるでしょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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