Googleドキュメントを使っていると、「あれ？この部分、前と違う気がする…」なんてこと、ありませんか？そんなときに便利なのが「編集履歴」機能です。これを使えば、誰が、いつ、どんな変更を加えたのかが一目でわかります。今回は、この「編集履歴」の使い方を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。
編集履歴って何？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントでは、文書を編集するたびにその内容が自動で保存されます。この保存された内容の変遷が「編集履歴」として記録されており、過去の状態に戻したり、誰がどの部分を変更したのかを確認することができます。
編集履歴の確認方法
編集履歴を確認するには、以下の手順を踏んでください。
- Googleドキュメントを開きます。
- 画面上部の「ファイル」をクリックします。
- 「変更履歴」を選択し、「変更履歴を表示」をクリックします。
すると、右側に編集履歴が表示され、過去の変更内容を確認することができます。
提案モードとの違いは？
「提案モード」は、文書を直接編集するのではなく、変更を提案するモードです。提案された内容は、文書のオーナーが承認することで反映されます。これに対して、「編集履歴」は過去の変更内容を確認するための機能であり、現在の文書の状態を変更することはありません。
編集履歴を活用する場面
編集履歴は、以下のような場面で特に役立ちます。
- 複数人で文書を共同編集しているときに、誰がどの部分を変更したのかを確認したい。
- 誤って削除してしまった内容を元に戻したい。
- 文書の変更履歴を確認して、どのような経緯で現在の内容になったのかを把握したい。
よくある質問や疑問
Q1: 編集履歴は誰でも見ることができますか？
編集履歴は、その文書のオーナーや編集権限を持つユーザーが確認できます。閲覧者やコメント権限のみのユーザーは、編集履歴を確認することはできません。
Q2: 編集履歴を削除することはできますか？
編集履歴は自動で保存されるため、個別に削除することはできません。ただし、文書をコピーして新しいドキュメントを作成することで、編集履歴をリセットすることが可能です。
Q3: 編集履歴はどのくらいの期間保存されますか？
編集履歴は、ドキュメントが存在する限り保存されます。削除された場合、その編集履歴も一緒に削除されます。
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まとめ
Googleドキュメントの「編集履歴」機能を使えば、文書の過去の状態を簡単に確認でき、誤って変更してしまった内容も元に戻すことができます。特に複数人での共同編集時には、誰がどの部分を変更したのかを把握するのに非常に便利な機能です。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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