知られざる！Gmail自動返信&Googleカレンダー登録をGASで簡単自動化する方法

Googleフォームを使って、カレンダーに予定を登録したり、自動返信メールを送信したりする作業を自動化できることをご存知でしょうか？特に、GAS（Google Apps Script）を活用することで、これらの作業が一度セットアップすれば完全に自動化され、あなたの業務が劇的に効率化されます。

本記事では、初心者でも簡単にできる方法を分かりやすく解説し、実際に自動化するために必要なコード例や設定方法を紹介します。これで、手間のかかる手作業から解放され、時間と労力を大幅に削減できます！

GASを使ったGmail自動返信とカレンダー登録自動化のメリット
Googleフォーム送信時にカレンダー登録&自動返信メールを設定する方法
自動化をさらに進化させるためのカスタマイズ例
Gmail自動返信とGoogleカレンダー自動化に関するよくある質問
今すぐパソコンやスマホの悩みを解決したい！どうしたらいい？
まとめ

GASを使ったGmail自動返信とカレンダー登録自動化のメリット

Gmailのイメージ

Google Apps Script（GAS）は、Googleのさまざまなサービスをプログラムで連携させ、自動化するためのツールです。このスクリプトを活用することで、Googleフォームに入力されたデータを基に、Gmailでの自動返信メール送信やGoogleカレンダーに予定を登録することができます。

その結果、以下のようなメリットがあります。

ここがポイント！

手動でメールを送信する手間を省ける
毎回カレンダーに予定を登録する手間を省ける
即時の自動返信により、対応スピードが向上する
データ処理のミスを減らし、業務効率が大幅に向上する

これらのメリットが、特に忙しい現場での時間を大幅に節約し、労力を軽減してくれます。

Googleフォーム送信時にカレンダー登録&自動返信メールを設定する方法

ここからは、実際にGASを使ってGoogleフォーム送信時にカレンダー登録と自動返信メールを行う方法を順を追って説明します。

Googleフォームの準備

まず、Googleフォームを作成しましょう。フォームには、ユーザーが入力する内容（例えば、名前や日時、メールアドレスなど）を質問項目として設定します。

GASエディタでスクリプトを作成

Googleフォームのデータ送信をトリガーにして、以下のスクリプトをGASエディタに記述します。このスクリプトは、フォーム送信後にカレンダーに予定を登録し、自動で返信メールを送信するものです。

Googleフォームの回答をトリガーにしてGASエディタを開きます。
以下のコードを貼り付けます。

javascript

function onFormSubmit(e) {

  var formResponse = e.namedValues;

  var name = formResponse; // 名前の取得

  var email = formResponse; // メールアドレスの取得

  var eventDate = formResponse; // 予定日の取得
  // Googleカレンダーにイベントを追加

  var calendar = CalendarApp.getDefaultCalendar();

  calendar.createEvent('予約: ' + name, new Date(eventDate), new Date(eventDate));

// Gmailで自動返信 var subject = '予約確認'; var body = 'こんにちは、' + name + '様\n\nご予約ありがとうございます。'; MailApp.sendEmail(email, subject, body); }

トリガー設定

次に、フォーム送信をトリガーにしてスクリプトが自動的に実行されるように設定します。以下の手順でトリガーを設定します。

GASエディタの「時計アイコン（トリガー）」をクリック。
新しいトリガーを作成し、「onFormSubmit」関数を選択。
トリガーのイベントを「フォーム送信時」に設定。

これで、フォームが送信されるたびにスクリプトが実行され、カレンダーに予定が追加され、同時に自動返信メールが送信されるようになります。

自動化をさらに進化させるためのカスタマイズ例

自動化を進める中で、さらに効率的に活用するためのカスタマイズを施すことができます。以下のような拡張機能を追加して、業務をもっと便利にしましょう。

既存の予定との重複確認

現在のスクリプトではカレンダーに無条件で予定を追加しますが、同じ時間に別の予定がある場合は重複を防ぐ機能を追加することが可能です。これにより、二重予約を避けることができます。

予約履歴をスプレッドシートに記録

スプレッドシートに予約の履歴を保存することで、過去の予約状況を簡単に把握できます。例えば、以下のようなスクリプトでスプレッドシートに記録できます。

javascript

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("予約履歴");

sheet.appendRow);

予約前日にリマインドメールを送信

予約の前日にリマインドメールを送ることで、ユーザーが予定を忘れないようにすることができます。これを実現するためには、次のようにスクリプトを設定します。

javascript

// 予約日前日にリマインドメールを送信する

function sendReminder() {

  var date = new Date();

  date.setDate(date.getDate() + 1); // 明日の日付

var events = CalendarApp.getDefaultCalendar().getEventsForDay(date); events.forEach(function(event) { var email = event.getGuestList().getEmail(); MailApp.sendEmail(email, '予約リマインダー', '明日、予約があります。'); }); }