Gmailで受け取ったWordファイルをそのまま開いて編集するのは、思っているよりも簡単です。しかし、意外と多くの人がその方法を知らずに悩んでいます。「添付ファイルをWordで開いたけど編集できない」「ファイルを開いた時に閲覧モードで困った」といった経験がある方も多いのではないでしょうか？この記事では、そんな悩みを解決し、Gmailで受け取ったWord文書をすぐに編集できる方法を、詳しく解説します。
Gmailの添付ファイルを開くときの注意点
Gmailのイメージ
Gmailで受け取ったWordファイルを開くとき、最初に気をつけたいのは「閲覧モード」と「編集モード」の違いです。特にWord 2013以降のバージョンでは、閲覧モードで開かれることが多く、編集ができません。これにはどんな理由があるのでしょうか？
閲覧モードとは？
「閲覧モード」とは、文書を読むことに最適化された表示モードです。長文や資料を読みやすくするために、文字サイズが大きくなり、行間も広く設定されますが、編集することはできません。特に古いバージョンのWordファイルを開くと、このモードで表示されることがあります。
閲覧モードで編集する方法
では、Gmailで受け取ったWordファイルを編集したい場合はどうすれば良いのでしょうか？実は簡単に編集モードに切り替えることができます。
- 開いたファイルの左上にある「表示」タブをクリックします。
- 「文書の編集」を選択して、編集モードに切り替えます。
- これで、通常の「印刷レイアウト」表示に戻り、文書を自由に編集できます。
この操作をすることで、ファイルをそのまま編集できるようになります。次回ファイルを開いたときも「印刷レイアウト」で開くので、手間を減らすことができます。
Gmailで受け取ったWordファイルを開く際の設定を変更する方法
Gmailで受け取ったWordファイルが常に閲覧モードで開かれてしまう場合、その設定を変更することで改善できます。これにより、添付ファイルを開いた際に自動的に編集モードで表示されるようにすることができます。
Wordのオプション設定を変更する
もし「編集できない文書を閲覧表示で開く」設定がオンになっている場合、この設定をオフにするだけで、Gmailで受け取ったWordファイルが編集モードで開かれるようになります。
手順は以下の通りです
- Wordを開き、キーボードで「Alt」→「F」→「T」の順に押します。
- 「Wordのオプション」ダイアログボックスが表示されるので、「基本設定」タブを選択します。
- 「電子メールの添付ファイルや編集できないファイルを閲覧表示で開く」のチェックを外します。
この設定をオフにすることで、今後Gmailで受け取ったWordファイルは、編集モードで開かれるようになります。
Gmailで受け取ったWord文書をスムーズに編集するための便利機能
Gmailで受け取ったWordファイルを開いた後、スムーズに編集するための便利な機能やヒントをいくつか紹介します。
ナビゲーションウィンドウで効率よく文書を確認
Wordの「ナビゲーションウィンドウ」は、文書の見出しを一覧表示し、すばやく移動できる便利な機能です。この機能を使うと、長文の文書でも素早く目的の場所にアクセスできます。
画面表示をカスタマイズして読みやすさアップ
Wordには画面表示をカスタマイズする機能があります。閲覧モードでも、以下のように表示を変更して、さらに読みやすくすることができます。
- ページの色を変更することで、目に優しい表示にできます。例えば「セピア」や「反転」を選ぶと、文字がより読みやすくなります。
- 列幅を調整することで、文章のレイアウトがより快適になります。
音声読み上げ機能を活用
Word 2019以降のバージョンでは、音声読み上げ機能が搭載されています。これを利用すると、文書を声に出して読み上げてもらいながら作業できるので、視覚的な疲れを軽減することができます。
Gmail添付ファイルのWord文書を編集できない時の解決策
もしGmailで受け取ったWordファイルを開いても編集できない場合、いくつかの理由が考えられます。ここでは、その解決方法を紹介します。
ファイルがロックされている場合
Word文書がパスワードで保護されている場合、そのままでは編集できません。パスワードを知っている場合は、開いてからパスワードを入力し、編集可能にします。
ファイル形式の問題
Gmailで受け取ったファイルが、実際にはWordではなく、PDFや画像形式などであることもあります。その場合、Wordで開こうとしても編集できません。この場合は、PDFをWord形式に変換するツールを利用するか、画像からテキストを抽出して手動で編集を行います。
ファイルの破損
稀に、添付ファイルが破損していることもあります。ファイルを再度送信してもらうか、オンラインツールを使って修復を試みると良いでしょう。
よくある質問
Gmailで受け取ったWordファイルをオンラインで編集できますか？
はい、Gmailで受け取ったWordファイルをGoogle Docsでオンラインで編集できます。Google Docsにアップロードすると、Word文書をそのまま編集することができます。
Gmailの添付ファイルを開いても編集モードに切り替わらない場合、どうすればいいですか？
その場合は、Wordの設定で「閲覧表示で開く」のオプションをオフにして、Gmailで受け取ったWordファイルが常に編集モードで開かれるように設定できます。
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まとめ
Gmailで受け取ったWordファイルを編集する方法をいくつかご紹介しました。基本的には「閲覧モード」を解除して、編集モードに切り替えるだけでスムーズに編集可能です。また、Wordの便利な機能を活用して、文書作成を効率化しましょう。もし、ファイルが開けない、または編集できない場合でも、いくつかの解決策があるので、落ち着いて対処できます。
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