メールの管理がもっとスムーズになれば、毎日の仕事がもっと楽になるのに、と感じたことはありませんか？特に、Gmailの下書きはよく使うテンプレートとして大活躍しますが、下書きを複製する機能がないため、毎回同じ内容を手作業でコピーする手間がかかりますよね。
そんな悩みを解消する方法があるんです。それが「Google Apps Script（GAS）」を使った、自動でGmailの下書きを複製する仕組みです。この方法を使えば、メールの内容を何度もコピー＆ペーストする手間から解放され、作業効率が驚くほどアップします。
この記事では、Gmailの下書きを「スプレッドシート×GAS」で自動的に複製する方法を解説します。さらに、添付ファイル付きのメールを一括で複製する方法もご紹介しますので、どんなケースでも対応できるようになります。
Gmailの下書き複製を自動化！手作業から解放される方法とは
Gmailのイメージ
Gmailで下書きを繰り返し使いたい時、どうしても手動でコピーして新しい下書きを作る必要があります。しかし、Gmailのインターフェースには、下書きを直接複製する機能がありません。そこで、スプレッドシートとGASを使って、誰でも簡単にこの手作業を自動化できる方法をご紹介します。
下書きを自動で複製するための準備
まず最初に、下書き複製のために必要なものを整えましょう。手順は以下の通りです。
- Googleスプレッドシートを作成し、複製したいメールの「件名」や「複製数」を記入します。
- Google Apps Script（GAS）を使って、自動化するスクリプトを作成します。
- スクリプトを実行することで、指定した件名の下書きを自動で複製します。
この方法で、毎回下書きを作成する手間を省き、効率よく同じ内容のメールを複数作成できます。
スプレッドシートに必要な情報を入力
スプレッドシートに必要な情報を入力します。例えば、メールの件名や複製数です。これを入力した後、GASスクリプトを実行すれば、設定した回数分だけ下書きが複製されます。
- A列には、複製したい下書きの件名（部分一致）を入力します。
- B列には、その件名の下書きを複製したい回数を入力します。
このように、スプレッドシートを使うことで、必要な下書きと複製回数を簡単に指定できます。
GASスクリプトを作成し実行する
次に、スプレッドシートに入力した情報を元に、GASで自動化スクリプトを作成します。Googleスプレッドシートの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、スクリプトエディタに以下のコードを貼り付けてください。
function myFunction() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("メール下書き複製");
var data = sheet.getDataRange().getValues();
for (var i = 1; i < data.length; i++) {
var subject = data;
var copies = data;
var drafts = GmailApp.getDrafts();
for (var j = 0; j < drafts.length; j++) {
if (drafts.getMessage().getSubject().indexOf(subject) !== -1) {
for (var k = 0; k < copies; k++) {
GmailApp.createDraft(drafts.getMessage().getTo(), drafts.getMessage().getSubject(), drafts.getMessage().getBody());
}
}
}
}
}
このスクリプトを実行すると、指定した件名の下書きが指定回数分だけ複製されます。
複製したメールに添付ファイルも対応！
もし、添付ファイルがある場合でも、同じ手順で複製することが可能です。元の下書きに添付ファイルが含まれている場合、そのまま複製されるため、手作業で添付を再度付ける手間が省けます。
Gmail下書き複製の際に知っておきたい注意点
自動化が非常に便利な一方で、いくつかの注意点もあります。ここでは、実際にGASを使って下書きを複製する際の制限やポイントをご紹介します。
Gmail APIの制限
GmailのAPIには、1回のリクエストで複製できる下書きの数に制限があります。例えば、1度に50通を超える場合は注意が必要です。大量の下書きを複製する際は、API制限に引っかからないよう、少しずつ実行するようにしましょう。
初めて実行する際の権限承認
GASのスクリプトを初めて実行する際は、Googleアカウントに対する権限承認が必要です。スクリプトを実行する前に「権限を確認」を押し、承認を行ってください。
Gmail 添付ファイル 削除 下書きに関する疑問解決
Gmailの下書きに関するよくある質問について、詳しく解説します。
Q1: 添付ファイル付きの下書きを複製したいが、どうすればよいか？
GASを使用すれば、添付ファイルが含まれた下書きもそのまま複製できます。添付ファイルの内容も一緒にコピーされるので、何度も同じメールを手動で作成する手間が省けます。
Q2: 複製数を一度に多く設定しても大丈夫か？
一度に複製する数が多すぎると、GmailのAPI制限に引っかかる場合があります。複製数は、実際の使用シーンに合わせて調整することをおすすめします。
Q3: GASのエラーが発生した場合、どのように対応すべきか？
GASスクリプトでエラーが発生した場合、スクリプトエディタでエラーの詳細が表示されます。エラーメッセージに基づいて修正を行うことで、問題を解決できます。
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まとめ
Gmailの下書きを自動で複製するための最強ツール「スプレッドシート×GAS」を活用すれば、手動でコピーする手間を大幅に省け、業務効率が向上します。さらに、添付ファイル付きの下書きにも対応できるため、どんなケースでも便利に活用できます。
是非この方法を活用して、毎日のメール管理を効率化し、時間を節約しましょう！
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